Decreto 3485 de 2011

Artículo 1°. Definición del Sistema Electrónico para la Contratación Pública . El Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP, es un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permite la interacción de las entidades contratantes, los proponentes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control, materializando particularmente los principios de transparencia y publicidad.

Artículo 2°. De las fases del sistema electrónico para la contratación pública . El SECOP tiene dos fases de implementación, la Informativa y la Transaccional. Dentro de cada fase, podrán existir otras etapas de desarrollo e implementación. La fase Informativa, continuará operando y desarrollándose atendiendo las normas de publicidad del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y su reglamento, en las condiciones técnicas establecidas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional. En la fase Transaccional, conforme lo establezcan los términos y condiciones de uso del SECOP, las entidades públicas, proponentes, contratistas y ciudadanos dispondrán de reglas particulares para la sustanciación y notificación por medios electrónicos de sus actuaciones; en la expedición de todos los actos, documentos y contratos derivados de la actividad precontractual y contractual de la administración pública; así como también, se desarrollarán disposiciones que garanticen la publicidad, la recepción de las ofertas electrónicamente y otros aspectos relacionados con la contratación con cargo a recursos públicos. Esta fase será implementada de forma gradual y progresiva, en las condiciones técnicas establecidas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional.

Artículo 3°. Creación del Comité Operativo . Derogado por el art. 20, Decreto Nacional 4170 de 2011 . Créase el Comité Operativo del SECOP como instancia de coordinación del Gobierno Nacional, el cual estará integrado por: *Un (1) representante del Departamento Nacional de Planeación. *Un (1) representante del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. *Un (1) representante del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Serán invitados permanentes con voz pero sin voto, un (1) delegado de las Cámaras de Comercio, un (1) representante de la Contraloría General de la República, un (1) representante de la Imprenta Nacional. De igual forma, el Comité podrá invitar a otras entidades según el asunto a tratar, quienes participarán en calidad de invitados con voz pero sin voto. El Comité será presidido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el organismo administrador del SECOP, que designe el Gobierno Nacional. La secretaría técnica será ejercida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o por el organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional. El Comité se reunirá periódicamente por convocatoria de su presidente en los términos que establezca su reglamento. Parágrafo. Los representantes de los organismos que integran el comité operativo podrán ser funcionarios o contratistas de la respectiva entidad.

Artículo 4°. Funciones del Comité Operativo . Derogado por el art. 20, Decreto Nacional 4170 de 2011 . El Comité Operativo del Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP, como instancia de coordinación del Gobierno Nacional realizará las siguientes funciones: 1. Asesorar al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional en la adecuada articulación del SECOP con el Sistema de información para la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE), la integración con el Registro Único Empresarial de las Cámaras de Comercio, el Diario Único de Contratación Pública y los demás sistemas que involucren la gestión contractual pública de los sistemas de información relacionados con la contratación estatal que se encuentren a cargo del Gobierno Nacional. 2. Apoyar la definición de aspectos técnicos y funcionales para el desarrollo, la implementación y la operación del SECOP. 3. Servir de instancia decisoria cuando se presenten fallas técnicas que el operador del Sistema le escale. 4. Someter a consideración del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o al organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional, los lineamientos técnicos que las entidades exceptuadas de la aplicación del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, deban observar en materia de publicidad y de su incorporación gradual al SECOP, de conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 3° de la Ley 1150 de 2007. 5. Recomendar a la Comisión Intersectorial de Contratación Pública — CINCO, de que trata el Decreto 3620 de 2004 o al organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional, los parámetros para la articulación de los servicios electrónicos ofrecidos por el SICE administrado por la Contraloría General de la República, y la integración con el Registro Único Empresarial de las Cámaras de Comercio, el Diario Único de Contratación Pública administrado por la Imprenta Nacional y los demás sistemas que involucren la gestión contractual pública. 6. Proponer al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional, los parámetros para el ingreso de información y de generación de reportes para las entidades públicas, los organismos de control, los proponentes, los contratistas, y la ciudadanía en general. 7. Emitir concepto a la Comisión Intersectorial de Contratación Pública — CINCO, sobre la integración del SECOP con otros sistemas de información que involucren la gestión contractual pública. 8. Darse su propio reglamento. 9. Las demás previstas en este decreto o que le asigne la Comisión intersectorial de Contratación Pública o el organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional. TÍTULO. II DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ELECTRÓNICA CAPÍTULO. I De las Generalidades de la Fase Transaccional

Artículo 5°. Objeto . El presente Capítulo tiene por objeto reglamentar la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y, en general, los actos derivados de la actividad precontractual y contractual provenientes de las modalidades de selección de licitación pública y selección abreviada de menor cuantía, en lo referente al trámite, notificación y publicación de tales actos por medio del Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP Transaccional, etapa 1. Para la implementación de las etapas de la fase transaccional del SECOP, se realizarán pilotos de prueba bajo los parámetros que establezca el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional.

Artículo 6°. Ámbito de aplicación y Piloto. El presente Capítulo se aplica a las entidades contratantes que manifiesten su intención de incorporarse al Piloto que se adelantará en el Sistema para la fase transaccional, etapa 1, y que se hubieren capacitado para adelantar los respectivos procesos contractuales a través del Sistema.

Artículo 7°. Actuaciones contractuales por medios electrónicos . La sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y, en general, los actos derivados de la actividad precontractual y contractual adelantados por medios electrónicos, tendrán plenos efectos jurídicos, validez y fuerza obligatoria siempre que las mismas cumplan con los requisitos de validez jurídica y probatoria de los mensajes de datos, de conformidad con lo señalado en el Capítulo II, Parte I de la Ley 527 de 1999 y en los Términos y Condiciones de Uso del Sistema a que se refiere el Capítulo IV del presente Título.

Artículo 8°. Suscripción de documentos electrónicos. Para la suscripción de documentos por medios electrónicos, el representante legal de la entidad contratante y/o el representante legal o apoderado del proponente podrán firmar los documentos que se sustancien o expidan en desarrollo de un proceso contractual, haciendo uso de las herramientas dispuestas en el SECOP, utilizando los medios de autenticación e identificación señalados en los Términos y Condiciones de Uso del sistema. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el organismo administrador que designe el Gobierno Nacional, establecerá los mecanismos de seguridad que garanticen la autenticidad e integridad de los documentos y datos, así como la adecuada disponibilidad de la información contractual generada y transmitida a través del Sistema. De acuerdo con lo anterior, el SECOP dispondrá de los mecanismos tecnológicos que apoyen el principio de equivalencia funcional de los documentos firmados digitalmente dentro del proceso contractual adelantado a través suyo y con el fin de dar garantías jurídicas y probatorias de conformidad con la Ley 527 de 1999.

Artículo 9°. Publicidad, notificación y difusión de información electrónica . El Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP constituye el mecanismo de publicidad de las actuaciones precontractuales y contractuales. La publicidad de las decisiones precontractuales o contractuales de carácter general se tendrán por practicadas una vez se dé su incorporación en el Sistema. La notificación de decisiones precontractuales o contractuales de carácter particular se llevará a cabo, según lo previsto en el artículo 77 de la Ley 80 de 1993. Parágrafo. La notificación de decisiones e interposición de recursos a que hubiere lugar en la etapa precontractual o contractual de carácter particular, deberá adelantarse en medio físico. Una vez el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones implemente los mecanismos electrónicos podrán adelantarse tales notificaciones mediante el uso de mecanismos que se dispongan para tal fin. En todo caso, el uso de estos medios electrónicos a efectos de la notificación e interposición de recursos, se sujetará a lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo.

Artículo 10. Validez de los mensajes de datos al interior del SECOP. Los mensajes de datos transmitidos en los procesos contractuales por medios electrónicos se entenderán recibidos por el SECOP y, en consecuencia, generarán efectos a partir del momento en que dichos mensajes ingresen al Sistema de conformidad con lo establecido en los términos y condiciones de uso del mismo.

Artículo 11. Administración de Archivos y Gestión de documentos en soporte electrónico. La administración de archivos y la gestión de documentos en soporte electrónico, que se deriven de la utilización del SECOP, será responsabilidad de cada entidad pública contratante, para lo cual, deberán aplicarse las normas técnicas obligatorias emanadas del Archivo General de la Nación. El Archivo General de la Nación impartirá las recomendaciones necesarias durante el proceso de implementación y operación de SECOP para garantizar el cumplimiento de los principios archivísticos y las normas vigentes en la materia. El Archivo General de la Nación desarrollará directrices para la homogenización y estandarización de los procesos de conservación, preservación y divulgación de los documentos electrónicos derivados del proceso contractual, articulando principios archivísticos, técnicos y de aseguramiento de calidad.

Artículo 12. Responsabilidad de la información. La responsabilidad por el contenido de la información relacionada con los procesos de contratación, sus actos, documentos y contratos tramitados a través del SECOP, especialmente en cuanto a su actualidad, oportunidad, veracidad, exactitud y coherencia, es de los usuarios únicamente, y por lo tanto ellos tienen la responsabilidad de aclararla, adicionarla o enmendarla conforme lo establecido en los Términos y Condiciones de Uso del Sistema. También será responsabilidad de las entidades y los proponentes establecer sus propios procedimientos de control y seguimiento de la información que se administre y consigne en el SECOP. Las irregularidades en los registros y administración de la información que repose en el sistema, deberán ser puestas en conocimiento de las autoridades competentes por parte de los usuarios. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional, colaborará con las autoridades para poner a su disposición la información requerida para esos efectos. CAPÍTULO. III Usuarios del SECOP

Artículo 13. Perfiles de usuarios del SECOP. Los usuarios del SECOP deberán contar con las competencias e infraestructura tecnológica suficiente para hacer uso del Sistema de acuerdo con el rol que desempeñe en el mismo, conforme lo establecido en los Términos y Condiciones de Uso y en los manuales de Usuario del Sistema. Los roles a que se refiere el inciso anterior se determinarán a partir de los distintos perfiles de usuarios y comprenderán materias relacionadas con el uso del sistema, aplicación de la normativa, mecanismos de aseguramiento jurídico y técnicos requeridos, atención de incidentes de seguridad, entre otros. Las entidades verificarán que cada uno de los usuarios designados para interactuar con el SECOP, estén en capacidad de operar el Sistema, para lo cual apoyarán las jornadas de capacitación que se establezcan, de acuerdo con los cronogramas señalados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional. Para el ejercicio de los perfiles funcionales en el SECOP, los usuarios deberán observar las reglas que para tal efecto establezcan los Términos y Condiciones de Uso del sistema, de acuerdo con sus competencias.

Artículo 14. Funcionario responsable del SECOP por parte de la entidad. El jefe de la entidad usuaria del SECOP determinará un usuario Coordinador SECOP por unidad ejecutora, como enlace oficial entre la entidad y el administrador del Sistema, quien podrá ser funcionario público o contratista. El representante legal de la entidad será responsable de que su Coordinador SECOP cuente con las competencias necesarias para el uso adecuado y eficiente del Sistema. El Coordinador SECOP será responsable de verificar el cumplimiento de Términos y Condiciones de Uso del Sistema al interior de su entidad y de mantener informado al representante legal sobre la gestión administrativa de la entidad en el uso del SECOP.

Artículo 15. Cumplimiento de las normas que rigen la gestión pública contractual . El uso del SECOP no exime a los usuarios, sean ellos entidades, proponentes, interesados, contratistas o cualquier usuario que interactúe con el sistema, de sus responsabilidades en el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Por las decisiones adoptadas en el curso de los procesos de selección adelantadas con apoyo del SECOP responderán únicamente los usuarios del sistema. CAPÍTULO. IV Términos y Condiciones de Uso del Sistema (TCU)

Artículo 16. De los Términos y condiciones de Uso (TCU). Los Términos y las Condiciones de Uso del Sistema (TCU) son el conjunto de instituciones, reglas, procedimientos, responsabilidades y definiciones que regulan el acceso y uso del SECOP. Para alcanzar los fines descritos en el presente decreto, los Términos y Condiciones de Uso del Sistema serán puestos en conocimiento de los usuarios públicos y privados por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el órgano designado por el Gobierno Nacional. Los usuarios del sistema deberán aceptar los Términos y Condiciones de Uso para poder acceder al SECOP. Estos Términos y Condiciones de Uso se actualizarán en la medida que las necesidades, dinámica y desarrollo del sistema lo exijan, sin que se requiera previo aviso o autorización por parte de los usuarios para que tengan validez y sean aplicables, los cuales se publicarán a través del sistema. Se entiende, por el solo hecho de acceder, registrarse y usar el SECOP, que el usuario conoce los Términos y Condiciones de Uso y sus actualizaciones a las cuales queda obligado. CAPÍTULO. V Integración y Articulación del Sistema Electrónico para la Contratación Pública con otros Sistemas que Involucran la Gestión Contractual Pública

Artículo 17. Integración y articulación del Sistema Electrónico para la Contratación Pública. El Sistema Electrónico para la Contratación Pública integrará el Registro Único Empresarial de las Cámaras de Comercio y el Diario Único de Contratación Pública. Así mismo, se articulará con el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado por la Ley 598 de 2000, sin que este pierda su autonomía para el ejercicio del control fiscal a la contratación pública ni el SECOP su naturaleza de instrumento de gestión. El SECOP también integrará los demás sistemas que involucren la gestión contractual pública, según lo autorice la Comisión Intersectorial de Contratación Pública — CINCO o el órgano designado por el Gobierno Nacional, previo concepto del Comité Operativo a que se refiere el artículo 3° del presente decreto. Lo anterior sin perjuicio de lo establecido en el artículo 20 del presente decreto, sobre sistemas con las mismas funcionalidades del SECOP.

Artículo 18. Integración del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, Nación con el Sistema Electrónico para la Contratación Pública, SECOP. El Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, Nación se integrará con el Sistema Electrónico para la Contratación Pública — SECOP, con el fin de que las entidades usuarias del SECOP puedan obtener la información que se gestiona a través del primero.

Artículo 19. Integración del Sistema Electrónico para la Contratación Pública con el Registro Único Empresarial, RUE . El Sistema Electrónico para la Contratación Pública integrará el Registro Único Empresarial, RUE, con el fin que las entidades usuarias del SECOP puedan obtener información de la inscripción de los proponentes de dicho Registro.

Artículo 20. Sistemas electrónicos que tengan las mismas funcionalidades que el Sistema Electrónico para la Contratación Pública. Las entidades estatales no podrán contratar sistemas electrónicos que realicen las mismas funcionalidades que el Sistema Electrónico para la Contratación Pública. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el órgano designado por el Gobierno Nacional, mediante acto administrativo, señalará cuáles son las características y funcionalidades del Sistema Electrónico para la Contratación Pública y las mantendrá actualizadas conforme los desarrollos que se realicen al Sistema. CAPÍTULO. VI Disposiciones Varias

Artículo 21. De la protección de la información y de los datos. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional, establecerá mecanismos para garantizar el respeto al derecho fundamental a la intimidad personal y familiar, a la información privada, a su buen nombre y, en general, al derecho constitucional del hábeas data en el SECOP.

Artículo 22. Fallas técnicas . Cuando en el curso de un proceso contractual llevado a través de SECOP, se presenten fallas técnicas imputables al sistema, que impidan realizar la ejecución de una acción dentro del proceso contractual, la entidad solicitará de oficio o a solicitud de cualquier interesado el restablecimiento de la acción afectada por la falla. En caso de requerirse la entidad podrá solicitar al operador del sistema que realice los ajustes pertinentes al mismo. La solicitud para el restablecimiento de la falla por parte del interesado o proponente deberá hacerse al operador del sistema a más tardar al día hábil siguiente a la ocurrencia de la falta. En el evento de una falla técnica, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional, a través del operador del sistema, publicará en el SECOP, un certificado de indisponibilidad en el cual se especificará la hora y fecha exacta de su ocurrencia y su duración. Este certificado será publicado una vez restablecido el sistema. El plazo general de la permanencia de la publicación de dicho certificado se extenderá hasta por dos (2) años. Si las fallas técnicas se presentan cuando el sistema se encuentre interoperando con otros sistemas de información del Estado, y dichas fallas tienen su origen en estos últimos, será responsabilidad de la entidad a cargo, emitir el correspondiente certificado. En los eventos en los cuales estas fallas técnicas afecten el desarrollo del proceso contractual, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional, a través del operador del sistema, podrá con sujeción a la ley, adelantar las acciones pertinentes en el sistema a efectos de restablecer los cronogramas afectados, de conformidad con lo establecido en los Términos y Condiciones de Uso del sistema, y los principios de transparencia, publicidad e igualdad, con sujeción al acto administrativo que expida la respectiva entidad pública para tal efecto.

Artículo 23. Interrupciones Programadas . El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional, autorizará y programará la interrupción temporal del funcionamiento del SECOP Transaccional. Las interrupciones se deberán dar a conocer a las entidades públicas usuarias y al público con por lo menos tres (3) días hábiles de anticipación a través del SECOP, con un certificado de indisponibilidad en el que se especificará la hora y fecha exacta de su ocurrencia y de su normalización, así como la duración del mismo, el cual permanecerá disponible para consulta como mínimo por dos (2) años siguientes a su publicación. Ninguna interrupción programada podrá tener lugar sin que previamente haya sido puesta en conocimiento de los interesados a través del SECOP. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones expedirá a solicitud de cualquier persona o entidad certificaciones de que su operación se encontraba suspendida. Parágrafo: Para realizar las actualizaciones del sistema el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o el organismo administrador del SECOP que designe el Gobierno Nacional, autorizará y programará la interrupción temporal de su funcionamiento. La información sobre este evento deberá ser publicada en el SECOP mediante un certificado de indisponibilidad en el que se especificará la hora y fecha exacta de su ocurrencia y de su normalización, así como la duración del mismo, el cual permanecerá publicado como mínimo por el término de dos (2) años siguientes a su publicación.

Artículo 24. Deber de denuncia . Cuando una entidad contratante tenga conocimiento de una posible infracción a los Términos y Condiciones de Uso que implique la violación de normas contractuales, penales, disciplinarias o fiscales en el procedimiento de inscripción de proponentes o en desarrollo de los procesos de contratación que se adelantan a través del SECOP, pondrá en conocimiento de la autoridad judicial y/o de los organismos de control correspondientes dicha situación. De igual manera, cuando el organismo administrador del sistema o el operador del mismo, tengan conocimiento de las anteriores situaciones, las pondrán en conocimiento de la autoridad judicial y/o de los organismos de control correspondientes, sin perjuicio de dar aviso a la Entidad contratante cuando estas ocurran en desarrollo de un proceso contractual. Sin perjuicio de lo anterior, cualquier ciudadano podrá denunciar a los organismos de control cualquier irregularidad que adviertan en el desarrollo de un proceso contractual.

Artículo 25. Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el Decreto 2178 de 2006 y demás normas que le sean contrarias. Publíquese y cúmplase Dado en Bogotá, D.C., a 22 septiembre de 2011 JUAN CARLOS PINZÓN BUENO El Ministro de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, Diego Molano Vega. El Director del Departamento Nacional de Planeación, Hernando José Gómez Restrepo NOTA: Publicado en el Diario Oficial 48200 de septiembre 22 de 2011. Volver Atrás Presidencia --> Vicepresidencia MinJusticia MinDefensa MinTrabajo MinInterior MinCiencias MinRelaciones MinHacienda MinSalud MinEnergía MinComercio MinDeporte MinTIC MinEducacion MinCultura MinAgricultura MinAmbiente MinTransporte MinVivienda Urna de Cristal entidad del sector función publica Carrera 6 # 12-62, Bogotá D.C. Código Postal: 111711 Teléfono Conmutador:: (+57) 601 5956600 Línea gratuita nacional: 018000931186 www.funcionpublica.gov.co Correo de Contacto: eva@funcionpublica.gov.co Notificaciones judiciales: notificacionesjudiciales@funcionpublica.gov.co contacto Horario de atención presencial grupo de Servicio al ciudadano: Lunes a Viernes, 7:30 a.m a 6:00 p.m Recepción de correspondencia: Lunes a viernes, 8:00 am a 4:00 pm Jornada Continua Línea gratuita nacional: 018000917770 --> servicios al ciudadano Notificaciones judiciales Notificación de actos administrativos Notificaciones a terceros Denuncias por actos de corrupción Participación ciudadana Preguntas frecuentes Formule su petición PQRS Mapa del sitio Ingreso correo institucional Estadísticas del sitio Acceder Política de Privacidad | Términos y condiciones de uso