Decreto 341 de 1988

ARTÍCULO 1º La constitución de una caja de compensación familiar, deberá hacerse con arreglo a lo dispuesto en los artículos 39, 40 y 41 de la Ley 21 de 1982. Los interesados deberán reunirse y suscribir el acta de constitución respectiva. El acta de constitución deberá expresar: 1. El nombre y domicilio de la persona jurídica que se constituye. 2. Nombre de las personas naturales o jurídicas que constituyen la respectiva entidad con la correspondiente identificación. La existencia y representación de las personas jurídicas constituyentes será debidamente acreditada y los documentos pertinentes harán parte del acta. 3. La forma de elección e integración de la junta directiva provisional, con indicación del nombre e identificación de los elegidos. 4. Nombre, identificación y domicilio del Director administrativo provisional. 5. Forma de elección y nombre del revisor fiscal y su suplente. 6. Texto y forma de aprobación de los estatutos de la corporación.

ARTÍCULO 2º El Director Administrativo provisional, efectuará los trámites correspondientes para la aprobación y reconocimiento de la personería jurídica de la corporación ante la Superintendencia del Subsidio Familiar a la cual remitirá la siguiente documentación: 1. Solicitud escrita sobre aprobación y reconocimiento de la corporación. 2. Original y copia del acta de constitución suscrita por los constituyentes de la corporación. 3. Estudio de factibilidad.

ARTÍCULO 3º El estudio de factibilidad deberá contener: 1. Relación de empleadores con indicación del número de trabajadores a su servicio. 2. Relación de trabajadores beneficiarios de la prestación del Subsidio Familiar por empleador constituyente, con indicación del número de personas a cargo. 3. Valor de la nómina mensual de salarios por empleador. 4. Cálculo de los aportes a recaudar por la nueva corporación. 5. Proyección de la distribución de los aportes y gastos de administración, instalación y funcionamiento. 6. Sustentación sobre la conveniencia económica y social de la nueva corporación.

ARTÍCULO 4º Recibida la solicitud de aprobación y reconocimiento de la personería jurídica de la corporación por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar, ésta dispondrá del término de un mes para estudiar la petición. Si la Superintendencia del Subsidio Familiar encontrare incompleta la documentación, lo comunicará por escrito al interesado con indicación de las deficiencias encontradas a efecto de que sean subsanadas dentro de los dos (2) meses siguientes. En caso de que el interesado no dé respuesta a las observaciones efectuadas por la Superintendencia dentro del término expresado, se entenderá que ha desistido de su solicitud. Las peticiones que fueron objeto de corrección o adición oportuna, serán decididas dentro de los quince (15) días siguientes al hecho respectivo, mediante resolución motivada.

ARTÍCULO 5º La resolución que apruebe y reconozca la personería jurídica de una corporación, tendrá vigencia y surtirá efectos a partir de la publicación en el DIARIO OFICIAL, por cuenta de la respectiva entidad. Toda la documentación se conservará en los archivos de la Superintendencia.

ARTÍCULO 6º Ejecutoriada la resolución de aprobación y reconocimiento de personería jurídica de una corporación, la entidad convocará a asamblea general dentro de los dos (2) meses siguientes, en la cual se elegirán los miembros del consejo directivo que fueren de su competencia y Revisor Fiscal y suplente. Dentro del mismo término, el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social procederá a designar los miembros del Consejo Directivo, representantes de los trabajadores.

ARTÍCULO 7º De conformidad con lo preceptuado en los artículos 46 y 48 de la Ley 21 de 1982, toda caja de compensación familiar estará dirigida por la asamblea general de afiliados, el Consejo Directivo y el Director Administrativo: tendrá un Revisor Fiscal principal y su respectivo suplente, elegidos por la asamblea general, con las calidades y los requisitos que la ley exige para ejercer las funciones que les son propias. CAPÍTULO II ASAMBLEA GENERAL.

ARTÍCULO 8º La asamblea General está conformada por la reunión de los afiliados hábiles o de sus representantes debidamente acreditados. Es la máxima autoridad de la corporación, sus decisiones son obligatorias y cumplen las funciones que les señalan la ley y los estatutos.

ARTÍCULO 9º Las reuniones de la asamblea general pueden ser ordinarias o extraordinarias y se realizarán de conformidad con lo dispuesto en el presente Decreto y los estatutos de la respectiva caja de compensación.

ARTÍCULO 10º. La asamblea general deberá ser convocada por lo menos con diez (10) días hábiles de anticipación a la fecha de su celebración, en la forma estatutariamente prevista. Si los estatutos no prevén un procedimiento sobre el particular, se hará mediante aviso publicado en un periódico de amplia circulación en el domicilio principal de la corporación, o a través de comunicación dirigida a cada uno de sus afiliados suscrita por quien la convoque. La convocatoria debe indicar el orden del día propuesto, el sitio, la fecha, la hora de la reunión, la forma y términos para presentación de poderes, inscripción de candidatos e inspección de libros y documentos; así como la fecha límite para pago de quienes deseen ponerse a paz y salvo con la corporación para efectos de la asamblea.

ARTÍCULO 11. Las cajas de compensación familiar informarán mediante comunicación dirigida al Superintendente del Subsidio Familiar, con no menos de tres (3) días hábiles de anticipación, toda convocatoria a asamblea general, en la forma como haya sido efectuada a los afiliados, con el fin de que dicha entidad si lo estima conveniente designe un delegado.

ARTÍCULO 12. Las asambleas ordinarias serán convocadas así: 1. Por los órganos de la caja previstos en los respectivos estatutos, dentro de los seis primeros meses del año. 2. Por orden de la Superintendencia del Subsidio Familiar en caso de no haberse efectuado la reunión en la forma contemplada en el numeral anterior.

ARTÍCULO 13. La asamblea general ordinaria deberá realizarse anualmente y ocuparse entre otros de los siguientes aspectos: 1. Informe del Director Administrativo. 2. Informe del Revisor Fiscal y consideración del balance del año precedente. 3. Elección de consejeros representantes de los empleadores y de Revisor Fiscal principal y suplente, cuando exista vencimiento del período estatutario. 4. Fijación del monto hasta el cual puede contratar el Director Administrativo sin autorización del Consejo Directivo, conforme a lo dispuesto en el numeral 9º del artículo 54 de la Ley 21 de 1982.

ARTÍCULO 14 . Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea general de afiliados se hará constar en el libro de actas respectivo. Cada una de las actas será aprobada por la asamblea en la misma sesión o por una comisión designada para tal efecto dentro de los diez días siguientes a su celebración. Las actas se firmarán por el Presidente de la Asamblea y el Secretario. Cada acta se encabezará con el número de orden correspondiente y deberá indicar el lugar, la fecha y la hora de la reunión: la forma de convocatoria; el número de miembros o afiliados hábiles presentes, con indicación de los casos de representación; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas; las proposiciones aprobadas, negadas o aplazadas, con indicación del número de votos emitidos a favor, en contra en blanco o nulos; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas; la fecha y hora de terminación, y en general, todas las circunstancias que suministren una información clara y completa sobre el desarrollo de la asamblea.

ARTÍCULO 15. El libro de actas de las reuniones de la asamblea general será registrado ante la Superintendencia del Subsidio Familiar. La copia de las actas, autorizada por el Director Administrativo, será prueba suficiente de los hechos consignados en ellas. El Director Administrativo enviará a la Superintendencia del Subsidio Familiar, dentro de los quince (15) días siguientes al de la reunión una copia autorizada del acta de la respectiva asamblea.

ARTÍCULO 16. Las reuniones extraordinarias se realizarán por convocatoria que haga el Consejo Directivo, el Director Administrativo, el Revisor Fiscal o por solicitud escrita de un número plural de afiliados que represente por lo menos una cuarta parte del total de los miembros hábiles de la corporación.

ARTÍCULO 17. El Superintendente del Subsidio Familiar, podrá convocar a reunión extraordinaria de la asamblea general de una caja de compensación familiar cuando a su juicio se presenten circunstancias que así lo ameriten.

ARTÍCULO 18. Las decisiones que adopte la asamblea requieren, por regla general, la mayoría simple de votos de los afiliados hábiles presentes en la reunión, sin perjuicio de las mayorías calificadas que establezcan las normas legales y estatutarias.

ARTÍCULO 19. La asamblea general de afiliados podrá sesionar válidamente y adoptar decisiones con el quórum que los estatutos indiquen. En silencio de éstos se requerirá el 25% de los afiliados hábiles.

ARTÍCULO 20. Transcurrida la hora señalada para la reunión si no hay quórum para deliberar y decidir, la asamblea podrá sesionar válidamente iniciando su deliberación dentro de la hora siguiente y podrá adoptar decisiones con cualquier número de afiliados hábiles presentes. Pasada la oportunidad anterior si no se realiza la asamblea general, será necesario proceder a nueva convocatoria.

ARTÍCULO 21. Cada afiliado por el solo hecho de serlo tiene derecho en las reuniones de la asamblea a un (1) voto, por lo menos. Los estatutos de cada caja podrán adoptar sistemas de votación ponderada. En todo caso deberá tenerse en cuenta el número de trabajadores beneficiarios vinculados laboralmente a la empresa afiliada.

ARTÍCULO 22. Las decisiones que adopte la asamblea general con plena observancia de los requisitos de convocatoria y quórum de liberatorio y decisorio, exigidos por las normas legales y estatutarias, obligan a todos los miembros o afiliados de la caja de compensación familiar, siempre y cuando tengan carácter general y guarden armonía con la ley y con los estatutos.

ARTÍCULO 23. Las decisiones que se adopten sin observancia de los requisitos de convocatoria y quórum, sin el número de votos establecido legal o estatutariamente o excediendo el objeto legal de las cajas de compensación familiar, no serán válidas, previa calificación de la Superintendencia del Subsidio Familiar. El cumplimiento de las adoptadas con carácter individual no podrá exigirse a los afiliados ausentes o disidentes.

ARTÍCULO 24 . Todo afiliado a la corporación puede hacerse representar en las reuniones de la asamblea mediante poder escrito. Se estará a lo dispuesto en los respectivos estatutos para la inscripción de participantes con la calidad de afiliados hábiles y la presentación de poderes ante la dependencia de la caja señalada en la convocatoria. Cada poder deberá ser presentado por quien lo otorga, o estar autenticado ante autoridad competente. Cuando la caja tenga oficinas en diferentes municipios los poderes podrán ser presentados en éstas por los respectivos afiliados.

ARTÍCULO 25. Para efectos de las asambleas generales de las cajas de compensación familiar, son afiliados hábiles aquéllos que al momento de la celebración de la reunión ordinaria o extraordinaria, se hallen en pleno goce de los derechos que su calidad les otorga de conformidad con la ley y los estatutos de la respectiva corporación y se encuentren a paz y salvo con ésta por todo concepto, en relación con las obligaciones exigibles.

ARTÍCULO 26. Las decisiones de las asambleas podrán objetarse ante la Superintendencia dentro del mes siguiente a la fecha de la reunión. Esta facultad podrá ejercerse por cualquier afiliado hábil de la corporación, por el Revisor Fiscal, por el funcionario delegado por parte de la misma Superintendencia para presenciar el desarrollo de la asamblea o por cualquier persona que acredite un interés legítimo para ello. CAPÍTULO III. CONSEJO DIRECTIVO.

ARTÍCULO 27. La elección de consejeros en representación de los empleadores se efectuará mediante el sistema de cuociente electoral. Cuando se trate de la provisión de un solo renglón, se elegirá por el mayor número de votos.

ARTÍCULO 28. En caso de presentarse empate en la votación para la elección de Consejeros directivos se preferirá para la designación al afiliado que ocupe un mayor número de trabajadores beneficiarios.

ARTÍCULO 29. La inscripción de listas para la elección de Consejo Directivo debe hacerse por escrito, contener el nombre de los principales y sus suplentes personales, llevar la constancia de aceptación de los incluidos en ella, el nombre de la persona jurídica a la cual representan, y el número de identificación en caso de ser personas naturales. Las listas deben inscribirse ante la Secretaría de la respectiva caja de compensación familiar o la dependencia que se indique en la convocatoria. El término para dicha inscripción será el señalado en los estatutos de cada corporación.

ARTÍCULO 30. Los estatutos de las cajas señalarán el período de los consejos directivos junto con la fecha de iniciación del mismo. Sin embargo, el ejercicio de las funciones de los miembros de los consejos directivos requiere la previa posesión en el cargo en los términos del artículo 25 de la Ley 25 de 1981, y hasta entonces habrá prórroga automática de quienes estén desempeñándolos.

ARTÍCULO 31. La calidad de representante de los trabajadores en los consejos directivos de las cajas de compensación familiar subsistirá mientras conserven la condición de beneficiarios directos del subsidio familiar en la respectiva caja, de conformidad con los artículos 18 de la Ley 21 de 1982 y 3º de la Ley 31 de 1984.

ARTÍCULO 32. Las listas de trabajadores a que se refiere el artículo 3º de la Ley 31 de 1984, deberán ser presentadas por las centrales obreras con personería jurídica reconocida, con indicación de los nombres completos de sus integrantes, su identificación, el nombre de la empresa o empleador con quien se encuentren vinculados laboralmente, la constancia de aceptación de su inclusión en la lista y la certificación de su vinculación laboral expedida por el empleador y de afiliación de éste a la caja. Se adicionarán copias de las hojas de servicio respectivas, así como la constancia sobre la calidad de beneficiario del subsidio familiar.

ARTÍCULO 33. La vacante definitiva de un miembro principal del Consejo Directivo será llenada por el respectivo suplente hasta la finalización del período estatutario. La vacante de un miembro principal y su suplente será llenada por la asamblea general o el Ministerio de Trabajo según el caso.

ARTÍCULO 34. La representación de los empleadores afiliados en los consejos directivos de las cajas de compensación familiar, se entenderá vacante por desafiliación del respectivo patrono.

ARTÍCULO 35. Los consejeros suplentes sólo actuarán en las reuniones del Consejo Directivo, en ausencia del respectivo principal.

ARTÍCULO 36. La prohibición de parentesco señalada en el artículo 53 de la Ley 21 de 1982 se predica en relación tanto de los miembros del Consejo Directivo entre sí, como de éstos con el Director Administrativo y el Revisor Fiscal. Están inhabilitados para desempeñar cargos en las cajas de compensación familiar, los parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil de los funcionarios del nivel directivo, asesor y ejecutivo de la Superintendencia del Subsidio Familiar. CAPÍTULO IV. REVISOR FISCAL.

ARTÍCULO 37. El Revisor Fiscal presentará a la asamblea general un informe que deberá expresar: 1. Si los actos de los órganos de la caja de compensación se ajustan a la ley, los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la asamblea y de la Superintendencia del Subsidio Familiar. 2. Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y 3. Si hay y son adecuadas las medidas de control interno y de conservación y custodia de los bienes de la caja de compensación familiar o de terceros, recibidos a título no traslaticio de dominio.

ARTÍCULO 38. El dictamen o informe del Revisor Fiscal sobre los estados financieros deberá expresar, por lo menos: 1. Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones. 2. Si en el curso de la revisión se han seguido los procedimientos aconsejables por la técnica de la interventoría de cuentas. 3. Si, en su concepto, la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable y si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos, a las decisiones de la asamblea o Consejo Directivo y a las directrices impartidas por el Gobierno Nacional o por la Superintendencia del Subsidio Familiar. 4. Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros y si, en su opinión, el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho período. 5. La razonabilidad o no de los estados financieros y las reservas o salvedades que tengan sobre la fidelidad de los mismos. 6 Las recomendaciones que deban implementarse para la adecuada gestión de la entidad. CAPÍTULO V. AFILIACIONES.

ARTÍCULO 39. Para efectos de la afiliación a que hace relación el artículo 57 de la Ley 21 de 1982, las solicitudes presentadas por los empleadores deberán acompañar los siguientes documentos: 1. Comunicación escrita dirigida a la respectiva caja de compensación familiar, en la que informe: nombre del empleador, domicilio, identificación, lugar donde se causen los salarios y manifestación sobre si estaba o no afiliado a alguna caja de compensación familiar. 2. Prueba de la existencia y representación legal tratándose de personas jurídicas. En el caso de las personas naturales bastará la presentación de la cédula de ciudadanía. 3. Certificado de paz y salvo en el caso de afiliación anterior a otra Caja. 4. Relación de trabajadores y salarios. La solicitud se radicará por la respectiva caja.

ARTÍCULO 40. Las cajas de compensación familiar fijarán en sus sedes, en lugares visibles al público, los requisitos de afiliación de que trata el presente Decreto, con indicación del lugar donde recibirá la documentación, así como del término para resolver la solicitud.

ARTÍCULO 41. Las cajas de compensación familiar no podrán destinar recursos, ni efectuar campañas para promover la desafiliación de empleadores afiliados a otras cajas o que impliquen competencia desleal.

ARTÍCULO 42. Son afiliados a una caja de compensación familiar los empleadores que por cumplir los requisitos establecidos y los respectivos estatutos de la Corporación, hayan sido admitidos por su Consejo Directivo o por su Director Administrativo, cuando le haya sido delegada tal facultad. La calidad, derechos y obligaciones de miembro o afiliado se adquieren a partir de la fecha de comunicación de su admisión y su carácter es personal e intransferible. Los estatutos de las cajas de compensación señalarán los derechos y las obligaciones de sus miembros o afiliados.

ARTÍCULO 43. Para efectos de la aplicación del artículo 15 de la Ley 21 de 1982, se entiende que sólo en ausencia de una caja de compensación familiar que funcione en la ciudad o localidad donde se causen los salarios, el empleador podrá optar por una caja que funcione dentro de la ciudad o localidad más próxima dentro de los límites de los respectivos departamentos, intendencias o comisarías. Se entiende que una caja opera en una localidad cuando cumpla con las funciones señaladas en el artículo 41 de la Ley 21 de 1982, especialmente en lo que respecta al pago de subsidio en dinero, especie y servicios a los trabajadores beneficiarios.

ARTÍCULO 44. Para definir cuál es la caja de compensación más cercana a determinada ciudad o localidad, se tendrá en cuenta el número de kilómetros por carretera con servicio público de transporte establecido. En los casos en que no exista carretera con la condición mencionada, o haya comunicación fluvial o aérea de servicio público que demande menor tiempo y dinero para el trabajador, se tomará como base el medio que resulte más favorable a éste. En caso de duda, la Superintendencia se pronunciará sobre el particular, con base en concepto de la Secretaría de Obras Públicas de la región o la entidad oficial competente.

ARTÍCULO 45. La Caja de Crédito Agrario, Industrial Minero, sólo podrá recibir empleadores de sectores diferentes al primario y agro-industrial, en aquellas ciudades o localidades donde no funcionen cajas de compensación familiar, siempre y cuando haya sido autorizada a prestar servicios en la forma establecida en el inciso final del artículo 77 de la Ley 21 de 1982.

ARTÍCULO 46. La suspensión de afiliado de que trata el artículo 45 de la Ley 21 de 1982 se produce por mora en el pago de los aportes. Las cajas de compensación familiar, mientras subsista la suspensión, podrán prestar servicios a los trabajadores de la empresa suspendida. Para efectos de la expulsión se entiende que hay reincidencia en la mora cuando el respectivo empleador deje de cancelar tres (3) mensualidades consecutivas.

ARTÍCULO 47. La calidad de afiliado se pierde por retiro voluntario o por expulsión mediante decisión motivada del Consejo Directivo de la caja de compensación familiar, fundada en causa grave. Corresponde al Consejo Directivo adoptar el procedimiento para la expulsión de afiliados.

ARTÍCULO 48. El afiliado de una caja de compensación familiar puede desafiliarse mediante aviso escrito dirigido al Consejo Directivo. Las cajas de compensación familiar no podrán exigir un término superior a tres meses para efectos de desafiliación, contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud correspondiente. En los casos de suspensión por mora o de expulsión de afiliado, las cajas informarán por escrito al Inspector de Trabajo que tenga competencia en el domicilio del empleador, indicando el número de mensualidades adeudadas, a efecto de que se adopten las providencias del caso.

ARTÍCULO 49. Cuando el empleador incurso en suspensión o pérdida de la calidad de afiliado a una caja por no pago de aportes, cancele lo debido a la caja, ésta pagará a los trabajadores beneficiarios de aquél tantas cuotas de subsidio cuantas mensualidades haya satisfecho. En igual obligación estará la caja cuando afilie empleadores que paguen aportes retroactivos.

ARTÍCULO 50. Los empleadores tienen obligación de enviar la respectiva nómina de salarios, cuando lo solicite la caja a que estuvieren afiliados y deben permitirle la revisión de las mismas en la sede de la empresa, o domicilio del patrono.

ARTÍCULO 51. Las cajas de compensación, el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), la Escuela Superior de Administración Pública y los trabajadores beneficiarios del empleador desafiliado por mora en el pago de sus aportes, podrán exigir judicialmente el cumplimiento de la obligación.

ARTÍCULO 52. El factor para la liquidación de aportes por concepto de salarios de los trabajadores que cumplan jornada máxima de trabajo no podrá ser inferior al mínimo legal vigente.

ARTÍCULO 53. Los rechazos a solicitudes de afiliación, las admisiones, suspensiones y retiros de afiliados a las cajas de compensación familiar y Caja de Crédito Agrario, Industrial y Minero, serán comunicados al Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), dentro de los diez (10) días siguientes contados a partir de que el respectivo hecho se produzca. CAPÍTULO VI. SUBSIDIOS.

ARTÍCULO 54. Los subsidios en especie deberán brindarse en forma general e igualdad de condiciones para los beneficiarios.

ARTÍCULO 55. Para acreditar las calidades que dan derecho al subsidio familiar será suficiente el medio idóneo previsto por la ley.

ARTÍCULO 56. La convivencia con los hijos legítimos, naturales, adoptivos e hijastros, con los hermanos huérfanos de padre y con los padres del trabajador, a que se refiere el artículo 27 de la Ley 21 de 1982 no implica la cohabitación permanente entre el trabajador beneficiario y la persona a cargo.

ARTÍCULO 57. La cuota monetaria de subsidio familiar por persona a cargo, se fijará por semestres anticipados a más tardar en los meses de junio y diciembre inmediatamente anteriores al semestre de aplicación y se calculará con base en el presupuesto de recaudos para el respectivo período, dividiendo la suma a repartir entre el número proyectado de personas a cargo. Si después de la aplicación de este procedimiento resultare que las sumas efectivamente pagadas no corresponden al 55% de lo recaudado en el respectivo año, el valor dejado de cancelar deberá contabilizarse como pasivo del ejercicio, a favor de los trabajadores beneficiarios, y se procederá a su cancelación en el primer semestre del siguiente período. El valor dejado de pagar se distribuirá entre los trabajadores que hayan sido beneficiarios en el respectivo ejercicio y en proporción al número de cuotas a que hayan tenido derecho durante el mismo año.

ARTÍCULO 58. Para efectos del límite de remuneración a que hace referencia el artículo 20 de la Ley 21 de 1982, en el caso de trabajadores que prestan sus servicios a más de un empleador, se tendrá en cuenta la suma de los valores recibidos en los distintos empleos.

ARTÍCULO 59. En el evento del artículo 24 de la Ley 21 de 1982, si el trabajador tiene jornada fija diaria, se considerarán como laborados con el mismo número de horas, los días correspondientes a descanso o permiso remunerado de ley, convencional o contractual. En los casos de horario variable cuando deban demostrarse 96 horas de labor al mes para tener derecho al subsidio familiar, se tendrán como laboradas en los días de descanso, el promedio de las horas que figuren en las planillas de control llevadas por el empleador.

ARTÍCULO 60. La calidad de estudiante a que hace referencia el artículo 28 de la Ley 21 de 1982, se demuestra con certificación de establecimiento docente aprobado provisional o definitivamente.