Decreto 2148 de 1983

ARTICULO 1º —El notariado es un servicio público e implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por éste respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece.

ARTICULO 2º —El notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado para el reparto.

ARTICULO 3º —El notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley. De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento.

ARTICULO 4º —Entiéndese por gestión de negocios ajenos todo acto de representación, disposición o administración que ejecute un nota en nombre de otra persona, salvo los atinentes al ejercicio de la patria potestad.

ARTICULO 5º —Con las limitaciones establecidas en la ley, el notario podrá ser miembro de juntas o consejos directivos de entidades oficiales siempre y cuando no interfiera el ejercicio de su función.

ARTICULO 6º —El notario podrá ejercer cargos docentes, académicos o de beneficencia en establecimientos públicos o privados, hasta un límite de ocho horas semanales.

ARTÍCULO 7º —Las diversas dependencias de la notaría funcionarán conservando su unidad locativa salvo lo previsto en el artículo 3º del Decreto 1873 de 1971 y tendrán las mejores condiciones posibles de presentación y comodidad. La vigilancia notarial velará por el estricto cumplimiento de esta disposición. TÍTULO II DEL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES DEL NOTARIO CAPÍTULO I DE LAS ESCRITURAS PÚBLICAS

ARTICULO 8º —Cuando por disposición legal o por voluntad de las partes deba elevarse a escritura pública un documento, el texto de éste se transcribirá en la escritura copiándolo íntegramente.

ARTICULO 9º —La escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto. Sin perjuicio de las normas especiales previstas en la ley para los testamentos, excepcionalmente y por causa debidamente justificada, el notario podrá aceptar su otorgamiento en diferentes momentos sin que por esto se afecte su unidad formal. Procederá entonces a numerarla y fecharla con la firma del primer otorgante y una vez suscrita por los demás comparecientes, la autorizará. En este caso sus efectos se retrotraen al momento de la primera firma.

ARTICULO 10 . —Cuando transcurridos dos meses desde la fecha de la firma del primer otorgante no se hayan presentado alguno o algunos de los demás declarantes, el notario anotará en el instrumento lo acaecido, dejará constancia de que por ese motivo no lo autoriza y lo incorporará al protocolo. Comparecencia

ARTICULO 11 . —En caso de urgencia, calificada por el notario, el compareciente que carezca de documento de identificación legal pertinente, podrá identificarse con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento personal del notario.

ARTICULO 12 . —Los representantes legales de las entidades oficiales y particulares que tengan registrada su firma en la notaría, podrán ser autorizados por el notario para suscribir los instrumentos fuera del despacho.

ARTICULO 13 . —El ejercicio del cargo de funcionario público se acreditará con la correspondiente constancia o certificación.

ARTICULO 14 . —El poder otorgado por documento privado deberá ser presentado personalmente o reconocido ante juez o notario, con las formalidades de ley.

ARTICULO 15 . —Quien otorgue poder especial para enajenar, gravar o limitar un inmueble, lo identificará plenamente en el respectivo escrito.

ARTICULO 16 .—El poder o la sustitución del mismo, conferido en el exterior para realizar actos notariales en Colombia, deberá ser autenticado en la forma indicada en los artículos 65 y 259 del Código de Procedimiento Civil. De las estipulaciones

ARTICULO 17 . —El notario al revisar las declaraciones de los otorgantes velará porque no sean contradictorias y se ajusten a la ley.

ARTICULO 18 . —Cuando en una escritura se segreguen una o más porciones de un inmueble, se identificarán y alinderarán el predio de mayor extensión, los predios segregados y el predio restante. Si se expresa la cabida se indicará la de cada unidad por el sistema métrico decimal.

ARTICULO 19 . —Cuando en una escritura se engloben dos o más predios, se individualizarán y alinderarán claramente cada uno de ellos, se citarán los títulos de adquisición con los datos de registro y las cédulas catastrales y se individualizará y alinderará el terreno así formado. De los comprobantes fiscales

ARTICULO 20 . —El notario deberá examina los comprobantes fiscales que se le presentar Cuando un certificado de paz y salvo aparezca con enmendaduras, tachaduras o adulteraciones, debe retenerlo y enviarlo al administrador de impuestos respectivo, sin autorizar la escritura.

ARTICULO 21 . —De conformidad con la Ley 1ª de 1981, en los casos de partición material de un inmueble no se exigirá la presentación de comprobantes fiscales a menos que en la misma escritura se enajene o grave alguna de las porciones. Tampoco serán necesarios en la ampliación y cancelación de gravámenes. Del otorgamiento y de la autorización

ARTICULO 22. —Extendida la escritura será leída en su totalidad por el notario o por los otorgantes o por la persona designada por éstos. Si se tratare de personas sordas, la lectura será hecha por ellas mismas, y si de ciegas o mudas que no puedan darse entender por escrito únicamente por el notario, quien debe establecer de manera inequívoca el asentimiento del otorgante. Si el sordo no supiere leer, el contenido de la escritura le será dado a conocer por medio de un intérprete designado por él. En todos los casos el notario dejará constancia de lo ocurrido.

ARTICULO 23 . —Cuando los otorgantes no conozcan suficientemente el idioma español serán asesorados por un intérprete, quien también firmará y de cuya intervención e identidad dejará constancia el notario. El intérprete será designado por el otorgante que no entienda el idioma o en su defecto por el notario.

ARTICULO 24. —Se entiende cumplido el requisito de indicar la edad del testigo que firma a ruego con la afirmación que se haga de ser mayor de edad, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 del Decreto-Ley 0960 de 1970.

ARTICULO 25 . —El notario no permitirá el otorgamiento del instrumento cuando no se le compruebe la definición de la situación militar por los comparecientes que de acuerdo con normas legales deban cumplir este requisito, salvo en lo relacionado exclusivamente con el estado civil. Cuando se actúe por poder, tal circunstancia debe constar en él certificada por quien lo autentique, a menos que se acredité en el momento de suscribir la escritura.

ARTICULO 26 . —Todo otorgante debe presentar al notario los comprobantes fiscales. El notario no permitirá la firma por ninguno de los comparecientes mientras el instrumento no esté completo, anexos la totalidad de los certificados y documentos requeridos. CAPÍTULO II DE LAS CANCELACIONES

ARTICULO 27 . —El causahabiente del crédito o el representante del acreedor deberá protocolizar con la escritura de cancelación de la hipoteca, copia de los documentos pertinentes con los cuales compruebe su calidad.

ARTICULO 28 . —El notario ante quien se extienda una escritura que cancele otra que no reposa en su protocolo, advertirá claramente en el mismo instrumento al interesado que ésta implica el otorgamiento de una nueva que es la de protocolización del certificado, para que con base en ella se produzca la nota de cancelación. CAPÍTULO III DE LA GUARDA, APERTURA Y PUBLICACIÓN DEL TESTAMENTO CERRADO

ARTICULO 29 . —En la apertura y publicación del testamento cerrado, el notario que lo autorice advertirá de la formalidad del registro, tal como se procede para el testamento abierto.

ARTICULO 30 . —La escritura que contenga la simple declaración del otorgante de revocar su testamento, deberá llenar las mismas formalidades del testamento.

ARTICULO 31 . —El testamento será guardado por el notario en la cajilla de un banco, en una caja fuerte o en un lugar que ofrezca seguridad. El notario llevará una relación de testamentos cerrados en la cual anotará el nombre del testador y el lugar donde están guardados aquellos.

ARTICULO 32 . —El notario a quien se pidiera la apertura y publicación de un testamento cerrado, dispondrá que se cite a los testigos, señalando el día y hora en que deban comparecer ante él.

ARTICULO 33 . —Toda actuación notarial referente a la apertura y publicación del testamento cerrado se hará constar en acta que será suscrita por quienes intervengan en la diligencia. CAPÍTULO IV DEL RECONOCIMIENTO DE DOCUMENTOS PRIVADOS

ARTICULO 34 . —En la diligencia de reconocimiento de un documento privado el notario dejará constancia de la manifestación del interesado, suscrita por éste, de que el contenido de aquél es cierto. Para tal efecto podrá utilizar un sello en donde se exprese de manera inequívoca esta declaración. Si el documento contiene varias hojas, sellará y rubricará cada una de ellas. Esta diligencia será firmada por el notario en último lugar. En igual forma se procederá para el reconocimiento de la firma. CAPÍTULO V DE LAS AUTENTICACIONES

ARTICULO 35 . —El notario extenderá la diligencia de autenticación de copias directamente o utilizando un sello. En ambos casos se precisará que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista. Para la autenticación de firmas podrá también utilizar un sello que se ajustará a lo dispuesto en el artículo 73 del Decreto-Ley 0960 de 1970. Las diligencias de autenticación serán suscritas por el notario con firma autógrafa en último lugar.

ARTICULO 36 . —La copia mecánica o literal de un documento tomada de una copia, podrá ser autenticada por el notario y en la respectiva diligencia se indicará que es copia de copia. Y si fuere de copia autenticada así lo expresará. CAPÍTULO VI DE LA FE DE VIDA

ARTICULO 37 . —En el testimonio escrito de la supervivencia de una persona el notario anotará el documento con que la hubiere identificado, los nombres y apellidos completos y el día y hora de la diligencia, y hará estampar la huella dactilar del compareciente. CAPÍTULO VII DE LAS COPIAS

ARTICULO 38 . —Si en una misma escritura constaren obligaciones hipotecarias en favor de dos o más personas, el notario expedirá sendos ejemplares de la primera copia y expresará en cada una de ellas el número del ejemplar de que se trata y el mérito ejecutivo para el acreedor a quien se le expide.

ARTICULO 39 . —La copia sustitutiva de aquélla que presta mérito ejecutivo, sea que se expida por solicitud de las partes mediante escritura pública otorgada antes o después de su destrucción o por orden judicial, contendrá la nota de su expedición con el número de orden que le corresponda, la cantidad de hojas en que se compulsa, la constancia de ser sustitutiva de la primera y el nombre del acreedor en favor de quien se expide.

ARTICULO 40 . —En la escritura por medio de la cual se enajene o traspase la propiedad sobre unidad o unidades determinadas de un edificio sometido al régimen de propiedad horizontal, no será necesario insertar copia auténtica del reglamento, siempre que la escritura de constitución se haya otorgado en la misma notaría. En caso contrario se protocolizará con esta copia auténtica de la parte pertinente del reglamento que sólo contendrá la determinación de áreas y linderos de unidades sobre las cuales verse el traspaso y de las que tengan el carácter de bienes afectados al uso común.

ARTICULO 41 . Derogado por el art. 58, Decreto Nacional 188 de 2013 . —Toda copia se expedirá en papel común por medios manuales o mecánicos. Al final se dejará constancia del número y fecha de la escritura a la cual corresponda. Si se tratare de copia parcial así se expresará.

ARTICULO 42 . —Los errores u omisiones en la expedición de las copias de las escrituras podrán ser corregidos o subsanados por el notario en el momento en que se adviertan, atendiendo el procedimiento señalado en los artículos 86 del Decreto-Ley 0960 de 1970 y 51 de este decreto. CAPÍTULO VIII DE LOS CERTIFICADOS

ARTICULO 43 . —Todo certificado que expida el notario tendrá numeración continua que se iniciará en el respectivo año. CAPÍTULO IX DE LAS NOTAS DE REFERENCIA

ARTICULO 44 . —El notario ante quien se extienda una escritura que modifique, adicione, aclare o afecte en cualquier sentido el contenido de otra que no reposa en su protocolo, expedirá un certificado que entregará al usuario con destino a la notaría en donde se encuentra la escritura afectada para que, previa su protocolización, se proceda a colocar la correspondiente nota de referencia. CAPÍTULO X DE LOS TESTIMONIOS ESPECIALES

ARTICULO 45 . —Cuando se trate de comprobar que una persona concurrió a la notaría a otorgar una escritura prometida, el notario dará testimonio escrito de la comparecencia mediante acta o escritura pública, a elección del interesado. En todos los casos el notario dejará constancia de los documentos presentados por el compareciente. CAPÍTULO XI DE LOS DEPÓSITOS

ARTICULO 46 .—Los títulos de crédito, efectos negociables, valores o documentos confiados al notario por los usuarios, así como los depósitos en dinero que constituyan para seguridad, garantía o cumplimiento de las obligaciones emanadas de los negocios jurídicos contenidos en escrituras otorgadas ante él, o para el pago de impuestos o contribuciones y en general los dineros que le hayan sido confiados, serán relacionados diariamente anotando el monto, las fechas de ingresos y egresos y los nombres de los usuarios y beneficiarios. El notario procurará que el efectivo permanezca en cuenta especial que abrirá para este fin. Exceptúanse de la relación el impuesto de timbre, el de registro y anotación y su sobretasa y los recaudos con destino a la Superintendencia de Notariado y Registro y fondo nacional del notariado. TÍTULO III DEL SANEAMIENTO Y CORRECCIÓN DE LOS ACTOS NOTARIALES CAPÍTULO I DE LOS INSTRUMENTOS NO AUTORIZADOS

ARTICULO 47 . —El instrumento que no haya sido autorizado por el notario no adquiere la calidad de escritura pública y es inexistente como tal. Empero, cuando en un instrumento solamente faltare la firma del notario y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifican la negativa de la autorización, la Superintendencia de Notariado y Registro, con conocimiento de causa, podrá disponer mediante resolución motivada que el instrumento se suscriba por quien esté ejerciendo el cargo. A la solicitud se allegará certificación expedida por el notario en la cual conste que el instrumento reúne todos los requisitos legales con excepción de la autorización. CAPÍTULO II DE LA CORRECCIÓN DE ERRORES

ARTICULO 48 . —Cuando se pretenda cambiar alguno de los elementos esenciales del negocio jurídico no podrá autorizarse escritura de corrección ni aclaratoria. En este caso los otorgantes deberán cancelar o dejar sin efecto la anterior, por medio de una nueva de la cual se tomará la correspondiente nota de referencia. Esta escritura de cancelación se tendrá como un acto sin cuantía. Sólo procede escritura de aclaración de la de constitución de sociedades, cuando aún no se ha inscrito en la cámara de comercio. Esta escritura debe ser otorgada por todos los socios.

ARTICULO 49 . —Cuando se trate del otorgamiento de escritura aclaratoria para corrección de errores en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble, en la cita de su cédula o registro catastral, en la de sus títulos antecedentes y sus inscripciones en el registro, o en los nombres o apellidos de los otorgantes, podrá suscribirla el actual titular del derecho presentando los documentos con los cuales acrediten tal calidad y el notario dejará constancia de ellos en la escritura. El error en los linderos que no figure cambio en el objeto del contrato, se aclarará únicamente con fundamento en los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y en los títulos antecedentes en que apareciere el de manifiesto, mediante escritura que podrá ser suscrita por el actual titular del derecho. Si el error no apareciere de manifiesto, la escritura de aclaración debe ser suscrita por todos los otorgantes de la que se corrige.

ARTICULO 50 . —Los errores aritméticos cometidos en la escritura y advertidos después de expedidas las copias se corregirán en la forma establecida en el artículo 103 del Decreto-Ley 0960 de 1970. En la copia el notario transcribirá la declaración de los otorgantes corrigiendo el error y las firmas respectivas.

ARTICULO 51 .—El error manifiesto en la fecha o número de la escritura o denominación del funcionario que la autoriza, podrá ser corregido por el notario, dejando constancia en la matriz del motivo de la corrección y la fecha en que ella se efectúa, en nota marginal suscrita por él. Igual procedimiento se seguirá si por error se numeran dos escrituras con la misma cifra, caso en el cual a la segunda se le distinguirá con el vocablo "Bis". Si la copia hubiere sido registrada se expedirá además un certificado para que en el registro se haga la corrección a que hubiere lugar.

ARTICULO 52 . —Si un comprobante fiscal presentado y protocolizado en la oportunidad legal, no fue anotado en el original de la escritura como lo establece el artículo 44 del Decreto-Ley 0960 de 1970, podrá el notario hacerlo en cualquier tiempo dejando constancia del hecho con su firma. La reproducción del texto del comprobante se hará también al final de las copias que se hayan expedido, debidamente suscrita por el notario. TÍTULO IV DE LOS ARCHIVOS CAPÍTULO I DE LA GUARDA Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

ARTICULO 53 . —Toda persona podrá consultar los archivos notariales, con el permiso y bajo la vigilancia del notario o del subalterno autorizado por éste. Para tal fin son hábiles todos los días, en las horas que determine el notario.

ARTICULO 54 . —La consulta de los archivos de la notaría podrá suspenderse para un determinado grupo de documentos por lapsos no superiores a treinta días con el fin de encuadernarlos con miras a la mayor seguridad e integridad del protocolo. El notario llevará una relación de los números con las escrituras enviadas a empaste y de la fecha de iniciación y terminación del trabajo.

ARTICULO 55 . —El notario, además de los libros que constituyen el archivo, tendrá el de actas que suscriba en ejercicio de su función y que no deban ser protocolizadas según la ley. En los círculos en donde haya más de una notaría se llevará el de actas de reparto, el cual una vez clausurado se enviará a la Superintendencia de Notariado y Registro o a la oficina de registro de instrumento públicos correspondiente. CAPÍTULO II DE LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS ARCHIVOS

ARTICULO 56 . —Los libros y archivos de la notaría pertenecen a la Nación. Al archivo nacional o al sitio que la Superintendencia de Notariado y Registro indique, se enviaran aquellos que tengan más de treinta años de antigüedad. De la diligencia de entrega se extenderá un acta suscrita por quienes en ella intervengan, de conformidad con el artículo 116 del Decreto-Ley 0960 de 1970. TÍTULO V DE LA ORGANIZACIÓN DEL NOTARIADO CAPÍTULO I DE LOS CÍRCULOS NOTARIALES

ARTICULO 57 . —Cuando se construya un nuevo municipio el respectivo gobernador, intendente o comisario comunicará este hecho a la Superintendencia de Notariado y Registro, adjuntado copia del acto de su creación, para los fines indicados en el artículo 128 del Decreto-Ley 0960 de 1970. CAPÍTULO II DE LOS NOTARIOS

ARTICULO 58 . —El cargo de notario se asume por la designación, la confirmación si fuere del caso, y la posesión.

ARTICULO 59 . —El hecho de haber sido notario o registrador se acredita con certificación de la Superintendencia de Notariado y Registro. Esta entidad calificará la práctica o experiencia notarial, registral o judicial que la ley exige.

ARTICULO 60 . —Para la posesión como notario deberá acreditarse, según el caso: 1. En propiedad, haber sido confirmado en el cargo, previo el lleno de los requisitos legales. 2. En interinidad: a) Ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación, tener más de treinta años de edad, y b) Certificación sobre conducta, antecedentes penales y declaración juramentada de ausencia de todo impedimento. 3. Por encargo, los señalados en el literal a) del numeral anterior. CAPÍTULO III DE LA PROVISIÓN, PERMANENCIA Y PERÍODO DE LOS NOTARIOS