ARTÍCULO
3º. Condiciones de operación .
El mecanismo utilizado para la autoliquidación de los aportes al Sistema de
la Protección Social será la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Los pagos
asociados a la Planilla se deberán hacer de manera unificada mediante las modalidades
que se d escriben en el presente decreto. El mecanismo de autoliquidación y pago
unificado deberá reunir las siguientes condiciones:
3.1 La Planilla
Integrada de Liquidación de Aportes será una planilla electrónica. Los aportantes
podrán ingresar y confirmar el contenido de la misma mediante los procedimientos
descritos en el numeral 2.4.2. También podrán hacerlo a través de la liquidación
asistida, en cuyo caso el aportante remitirá la información detallada de los cotizantes,
por cualquier medio, al Operador de Información, quien procederá a digitarla o digitalizarla
de manera que se transforme en planilla electrónica.
3.2 Los pagos
asociados a la Planilla deberán hacerse de manera unificada a través de alguna de
las siguientes modalidades:
3.2.1 Pago
electrónico.
3.2.2 Pago
Asistido. Si el aportante utiliza la liquidación asistida señalada en el numeral
3.1 anterior, el Operador de Información generará para el aportante un código o
número de referencia que vincula el valor por pagar con la liquidación asistida.
El Aportante deberá utilizar dicho código o número de referencia para realizar el
pago, ya sea mediante consignación bancaria, orden telefónica, tarjeta débito o
crédito, cajero electrónico o datafono, entre otros.
Si el aportante
utiliza la liquidación asistida, el Operador de Información le advertirá sobre los
intereses de mora que se generarán si no efectúa el pago en la fecha límite prevista
para ello. Para asegurar el pago adecuado, liquidará el valor del pago con intereses
de mora para los siguientes cinco (5) días hábiles e informará a las entidades financieras
y/o sistemas de pago en los cuales se recibirán los pagos sobre el valor que se
podrá recibir en cada uno de los cinco (5) días siguientes a la fecha límite. Vencido
dicho plazo el código que autoriza la utilización de la Planilla Asistida caducará
y, para efectuar el pago, el Aportante deberá solicitar una nueva liquidación y
su respectivo código.
Para habilitar
la modalidad de pago asistido, los Operadores de Información deberán hacer los acuerdos
a que haya lugar y mantener la conexión con las instituciones financieras y/o sistemas
de pago elegidos. Una vez se efectúe el pago, vincularán la información de la Planilla
con la del pago y la enviarán a sus destinatarios de conformidad con el esquema
previsto en el presente decreto.
Ver el art. 2, Resolución Min. Protección 736 de 2007 .
3.3 Las entidades
involucradas en la operación de este mecanismo deberán abstenerse de incurrir en
prácticas comerciales restrictivas del libre mercado y deberán desarrollar su actividad
con sujeción a las reglas y prácticas de la buena fe comercial. Por tanto, se entienden
prohibidos los actos, acuerdos o convenios o la adopción de decisiones de asociaciones
empresariales y prácticas concertadas que directa o indirectamente tengan por objeto
o como efecto impedir, restringir o falsear el juego de la libre competencia o cualquier
acto que constituya un abuso de posición dominante, así como celebrar pactos que
tengan como propósito o cuya consecuencia sea excluir a la competencia del acceso
al esquema o mecanismo aquí regulado o a los canales que deben utilizarse para su
operación. Se entienden dentro de las prácticas prohibidas la utilización de contratos
o modificaciones a los mismos en los cuales las instituciones financieras condicionen
la utilización de sus cuentas a la aceptación o al registro en un determinado sistema
de pago o tecnología predefinida para la dispersión de la información o de los recursos
derivados de dicha información.
3.4 Relación
de las Administradoras con los Operadores de Información. En desarrollo de la obligación
establecida en el artículo 1º del presente decreto, cada Administradora deberá suscribir
convenio con al menos un Operador de Información. Como desarrollo de dicho convenio,
en primera instancia debe adelantarse un proceso inicial de registro.
En los convenios
los operadores de información incluirán expresamente, de manera independiente a
otros cargos, la tarifa por los registros de información enviados a la Administradora
o el modo de precisarla, modo que debe responder a criterios objetivos de costeo
del proceso. Por lo tanto, el modo de precisar el valor de cada registro debe ser
idéntico para todos los actores involucrados en el esquema, sin que proceda establecer
condiciones diferenciales. Solo se podrán establecer cobros diferenciales cuando
respondan a la prestación de otros servicios de procesamiento de información adicionales
a los mínimos previstos en este decreto y las resoluciones que lo desarrollen, que
el Operador de Información y la Administradora decidan convenir de manera voluntaria
y expresa.
En los convenios
también se deberá incluir de manera expresa el sistema o mecanismo tecnológico elegido
para garantizar el flujo oportuno de la información contenida en la Planilla. Además,
en estos convenios se señalarán los aspectos inherentes a la seguridad física e
informática, los servicios adicionales que se prestarán y los planes de contingencia
que se utilizarán; el término para la transferencia de la información y las responsabilidades
que corresponden a cada uno de los actores en el proceso, que deberán constar de
manera expresa y las sanciones por el incumplimiento de lo allí establecido, sin
que ello pueda modificar las responsabilidades y obligaciones propias de las Administradoras
respecto del recaudo de las cotizaciones y del recibo y conciliación de la información,
así como las demás obligaciones establecidas en la ley para las entidades involucradas,
en atención a su objeto o las propias de los empleadores o aportantes.
Copia de los
convenios aquí mencionados deberá remitirse a la Superintendencia o entidad que
ejerza vigilancia sobre cada una de las Administradoras al momento de su suscripción
inicial y cada vez que sean modificados. Dicho envío también deberá efectuarse respecto
de las Administradoras y Operadores de Información que a la fecha de entrada en
vigencia del presente decreto ya se encuentren operando en el esquema de pago integrado.
Para garantizar
la idoneidad del servicio al que se refiere el presente numeral, los Operadores
de Información deberán certificar el cumplimiento de la norma ISO 27001, a más tardar
en un año a partir de la entrada en vigencia del presente decreto.
Las Administradoras
deberán verificar periódicamente, en forma individual o conjunta, que el o los operadores
contratados por cada una ejecuten sus funciones en las condiciones de calidad, seguridad,
oportunidad y confidencialidad previstas en el presente decreto y que cumplan con
los parámetros que en ese sentido definan en los convenios que suscriban con los
operadores.
También en
dichos convenios las Administradoras señalarán el o los sistemas de pago que han
elegido para la transferencia del dinero a sus cuentas recaudadoras.
3.5 Distribución
de la información. El esquema debe permitir la distribución de la información a
la totalidad de las Administradoras receptoras de la misma. En el evento de que
un Operador de Información genere un archivo de salida con destino a una Administradora
con la cual no haya firmado convenio, deberá enviárselo por intermedio de otro Operador
de Información que sí tenga relación con dicha Administradora. Para el efecto, todos
los Operadores de Información deberán interconectarse entre sí y distribuir los
registros contenidos en la Planilla y de la información asociada a los pagos.
La interconexión
deberá garantizar que la información contenida en la Planilla Integrada de Liquidación
de Aportes, así como la información de los pagos asociados a la misma, lleguen a
sus destinatarios en las condiciones de oportunidad, seguridad, calidad y confidencialidad
que el Sistema requiere. Para el efecto, todos los Operadores de Información deberán
conocer en todo momento con qué otro Operador u Operadores tiene convenio cada Administradora
y deberá saber en qué cuentas de recaudo consignar los recursos de las Administradoras,
de acuerdo con lo que definan estas últimas. La interconexión deberá operar en un
contexto de absoluta transparencia, por lo cual no podrán establecerse exigencias,
condiciones o tarifas diferenciales que desestimulen su utilización por parte de
Operador alguno.
Para efectos
de lo previsto en el presente artículo, los Operadores de Información deberán sujetarse
a las condiciones de intercambio de información del mecanismo que implemente y defina
el Banco de la República para la distribución de la información.
Hasta tanto
el Banco de la República habilite el mecanismo mencionado en el inciso anterior,
los Operadores de Información podrán, de común acuerdo, establecer el mecanismo
que consideren adecuado, siempre y cuando cumpla con las condiciones de calidad,
seguridad y confidencialidad que la operación requiere.
3.6 Para garantizar
la oportunidad y calidad de los pagos efectuados mediante este mecanismo las Administradoras
deberán emitir a favor de los aportantes una certificación de su pago, digitalmente
certificada, de conformidad con el texto y las condiciones que para el efecto establezca
el Ministerio de la Protección Social.
Los aportantes
que utilicen la liquidación y el pago asistidos, tendrán como confirmación de su
pago bien sea el comprobante de consignación, el recibo del cajero automático o
del datafono que contenga la información de la transacción o el código o número
de referencia.
3.7 Relación
de las Administradoras con las instituciones financieras. El esquema de pago integrado
asociado a la Planilla deberá garantizar el flujo de la información financiera y
permitir la distribución de los recursos hacia la totalidad de las Administradoras.
Para que la
Administradora pueda realizar la conciliación de las transacciones financieras asociadas
a sus recaudos con los archivos de salida que contienen el detalle de la información
asociada a dichos pagos, la institución financiera receptora de los mismos debe
anexar a la transferencia de recursos los datos mínimos que establezca el Ministerio
de la Protección Social y podrá incluir otras adicionales, si así lo hubiere convenido
con la Administradora.
Para estos
efectos, en los convenios o acuerdos que se suscriban entre las instituciones financieras
y las Administradoras a los que se refiere el presente decreto, en adición a los
aspectos allí establecidos y los señalados en los incisos anteriores, debe señalarse
la tarifa cobrada por las transacciones financieras o el modo de precisarla.
En el caso
de las instituciones financieras que actúen como Operadores de Información, deberán
suscribir dos convenios independientes, uno respecto del tráfico de información,
en su calidad de Operador de Información y otro en su condición de Operador Financiero.
Por ello, en cada uno de los convenios se preverán las tarifas correspondientes
de manera independiente, respondiendo cada uno a criterios objetivos propios de
cada operación. Las tarifas cobradas por las transferencias de dinero deben ser
idénticas para todos los actores involucrados en el esquema, sin que quepa establecer
tarifas diferenciales en atención a variables diferentes al número de transacciones.
El o los sistemas
de pago a través de los cuales se realizarán las transacciones de dinero, serán
aquellos que hubiere señalado expresamente cada Administradora para la realización
de las operaciones crédito a sus cuentas recaudadoras, conforme a la definición
de sistema de pago contenida en el Decreto 1 400 de 2005, lo cual deberá constar
de manera expresa en los convenios ya mencionados entre instituciones financieras
y Administradoras. Las instituciones financieras no podrán modificar la decisión
que sobre el particular hubieren tomado las Administradoras.
En el evento
que quien efectúe el giro de los recursos sea el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, este definirá el procedimiento y sistema de pago que utilizará.
La transacción
de débito y las transacciones crédito o el pago realizado respecto de la Planilla
Asistida y el envío a la Administradora de la información asociada, deberán realizarse
en un mismo día.
Las responsabilidades
que corresponden a cada uno de los actores en el proceso deberán constar de manera
expresa en los convenios que se suscriban para el efecto, sin que en ello se puedan
prever condiciones que atenten contra los intereses de los afiliados o aportantes.
Copia de los
convenios aquí mencionados deberá remitirse a la Superintendencia o entidad que
ejerza vigilancia sobre cada una de las Administradoras al momento de su suscripción
inicial y cada vez que sean modificados. Dicho envío también deberá efectuarse respecto
de las Administradoras y Operadores de Información que a la fecha de entrada en
vigencia del presente decreto ya se encuentren operando en el esquema de pago integrado.
3.8 Podrán
actuar como Operadores de Información para este esquema las personas señaladas en
el artículo 4º del presente decreto, por sí o a través de terceros que seleccionen
para el efecto; en este último caso, el Operador de Información deberá constatar
y dejar constancia expresa en el convenio que suscriba con dicho tercero, de que
este actúa en su nombre y representación, para este efecto y que cumple a cabalidad
con las condiciones, requisitos, procedimientos y capacidad de interconexión y transferencia
de información o de recursos segura y oportuna que la operación requiere, de conformidad
con las normas que regulan el pago integrado, para lo cual a más tardar en un año
a partir de la vigencia del presente decreto, este deberá certificar el cumplimiento
de la norma ISO 27001.
En los términos
del inciso anterior, el Operador de Información será responsable frente a los afiliados,
los aportantes, las Administradoras y los otros actores del Sistema de la Protección
Social por los errores, retardos u omisiones en que incurra dicho tercero, de acuerdo
con el convenio suscrito para el efecto.
PARÁGRAFO
1º. El Ministerio
de Hacienda y Crédito Público efectuará el giro de los recursos respecto de las
Entidades Estatales y determinará el sistema de pago utilizado para sus giros. Hasta
que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público determine la fecha y condiciones
en las cuales entrará en operación este servicio, las Entidades Estatales utilizarán
el esquema a través de los operadores de información y girarán mediante los débitos
correspondientes.
PARÁGRAFO
2º. Para efectos
de ejercer la debida vigilancia sobre los convenios o contratos a los que se refiere
el presente artículo, las Superintendencias o entidades que ejerzan vigilancia sobre
cada una de las Administradoras incluirán en sus Planes Únicos de Cuentas, dos rubros,
el primero destinado a registrar los pagos derivados del servicio de procesamiento
de información con destino a los Operadores de Información y el segundo destinado
a los pagos por los servicios de recaudo de los aportes, destinados a las instituciones
financieras.
PARÁGRAFO
3º. El costo
de la utilización de las modalidades de pago descritas en el presente decreto no
podrá alterar el valor del aporte por pagar al Sistema de la Protección Social.
El Operador de Información deberá realizar los convenios necesarios a fin de asegurar
que los costos de los medios de pago se cobren de manera independiente.
PARÁGRAFO
4º. Los operadores
de información que habiliten la modalidad de liquidación y pago asistido deberán
informarlo a las Administradoras con al menos un mes de antelación al inicio de
la operación, a efectos de realizar las pruebas necesarias para verificar su correcto
funcionamiento.
Ver el art. 1, Resolución Min. Protección 736 de 2007
PARÁGRAFO
5º. Las Administradoras
tendrán la obligación de informar y mantener actualizada la información correspondiente
a las cuentas recaudadoras.
Del Operador de Información. Modificase el artículo 4º del Decreto 1465 del 2005, el cual quedará
así:
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