Decreto 19 de 2012

ARTÍCULO 194. Derogase el

ARTÍCULO 1. Objetivo general. Los trámites, los procedimientos y las regulaciones administrativas tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particulares con estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con los principios y reglas previstos en la Constitución Política y en la ley. En tal virtud, el presente decreto tiene por objeto suprimir o reformar los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios existentes en la Administración Pública, con el fin de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades, contribuir a la eficiencia y eficacia de éstas y desarrollar los principios constitucionales que la rigen.

ARTÍCULO 2. Ámbito de aplicación . El presente decreto se aplicará a todos los organismos y entidades de la Administración Pública que ejerzan funciones de carácter administrativo, en los términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y a los particulares cuando cumplan funciones administrativas.

ARTÍCULO 3. Moralidad. La actuación administrativa debe ceñirse a los postulados de la ética y cumplirse con absoluta transparencia en interés común. En tal virtud, todas las personas y los servidores públicos están obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas.

ARTÍCULO 4. Celeridad en las actuaciones administrativas . Las autoridades tienen el impulso oficioso de los procesos administrativos; deben utilizar formularios gratuitos para actuaciones en serie, cuando la naturaleza de ellas lo haga posible y cuando sea asunto de su competencia, suprimir los trámites innecesarios, sin que ello las releve de la obligación de considerar y valorar todos los argumentos de los interesados y los medios de pruebas decretados y practicados; deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas; y deben adoptar las decisiones administrativas en el menor tiempo posible.

ARTÍCULO 5. Economía en las actuaciones administrativas . Las normas de procedimiento administrativo deben ser utilizadas para agilizar las decisiones; los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos; las autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales. En tal virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas.

ARTÍCULO 6. Simplicidad de los trámites . Los trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisitos que se exijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir. Las autoridades deben estandarizar los trámites, estableciendo requisitos similares para trámites similares.

ARTÍCULO 7. Prohibición de declaraciones extra juicio. El artículo 10 del Decreto 2150 de 1995, modificado por el artículo 25 de la Ley 962 de 2005, quedará así: "

ARTÍCULO 8. Prohibición de exigir actuación judicial previa para la decisión administrativa. Se prohíbe exigir como requisito previo para obtener una decisión administrativa la interposición de una acción judicial y la presentación de la copia de la providencia que ordene el reconocimiento o adjudicación de un derecho.

ARTÍCULO 9. Prohibición de exigir documentos que reposan en la entidad. Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación PARÁGRAFO . A partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y los documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de información que repose en los archivos de otra entidad pública

ARTÍCULO 10. Prohibición de declaraciones extra juicio. Se prohíbe exigir como requisito para el trámite de una actuación administrativa declaraciones extra juicio ante autoridad administrativa o de cualquier otra índole. Para surtirla bastará la afirmación que haga el particular ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento." Prohibición de exigencia de comprobación de pagos anteriores. Modifíquese el artículo 34 del Decreto 2150 de 1995, modificado por el artículo 12 de la Ley 962 de 2005, el cual quedará así: " ARTÍCULO 34: Prohibición de exigencia de comprobación de pagos anteriores. En relación con los pagos que deben efectuarse ante la Administración Pública o ante los paniculares que cumplen una función administrativa, queda prohibida la exigencia de comprobantes de pago hechos con anterioridad, como condición para aceptar un nuevo pago, salva, que este último implique la compensación de deudas con saldos a favor o pagos en exceso, o los casos en que se deba acreditar por quien corresponda, el pago de períodos en mora al Sistema de Seguridad Social Integral".

ARTÍCULO 11. De los errores de citas, de ortografía, de mecanografía o de aritmética. Ninguna autoridad administrativa podrá devolver o rechazar solicitudes contenidas en formularios por errores de citas, de ortografía, de mecanografía, de aritmética o similares, salvo que la utilización del idioma o de los resultados aritméticos resulte relevante para definir el fondo del asunto de que se trate y exista duda sobre el querer del solicitante. Cualquier funcionario podrá corregir el error sin detener la actuación administrativa, procediendo en todo caso a comunicar por el medio más idóneo al interesado sobre la respectiva corrección.

ARTÍCULO 12. Presentación de solicitudes, quejas o reclamos por parte de los niños, niñas y adolescentes. Los niños, niñas y adolescentes podrán presentar directamente solicitudes, quejas o reclamos en asuntos que se relacionen con su interés superior, su bienestar personal y su protección especial, las cuales tendrán prelación en el turno sobre cualquier otra.

ARTÍCULO 13. Atención especial a infantes, mujeres gestantes, personas en situación de discapacidad, adultos mayores y veteranos de la fuerza pública. Todas las entidades del Estado o particulares que cumplan funciones administrativas, para efectos de sus actividades de atención al público, establecerán mecanismos de atención preferencial a infantes, personas con algún tipo de discapacidad, mujeres gestantes, adulto mayor y veterano de la Fuerza Pública.

ARTÍCULO 14. Presentación de solicitudes, quejas, recomendaciones o reclamos fuera de la sede de la entidad. Los interesados que residan en una ciudad diferente a la de la sede de la entidad u organismo al que se dirigen, pueden presentar sus solicitudes, quejas, recomendaciones o reclamaciones a través de medios electrónicos, de sus dependencias regionales o seccionales. Si ellas no existieren, deberán hacerlo a través de aquellas en quienes deleguen en aplicación del artículo 9 de la Ley 489 de 1998, o a través de convenios que se suscriban para el efecto. En todo caso, los respectivos escritos deberán ser remitidos a la autoridad correspondiente dentro de las 24 horas siguientes.

ARTÍCULO 15. Acceso de las autoridades a los registros públicos. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos pueden conectarse gratuitamente a los registros públicos que llevan las entidades encargadas de expedir los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas, los certificados de tradición de bienes inmuebles, naves, aeronaves y vehículos y los certificados tributarios, en las condiciones y con las seguridades requeridas que establezca el reglamento. La lectura de la información obviará la solicitud del certificado y servirá de prueba bajo la anotación del funcionario que efectúe la consulta.

ARTÍCULO 16. Extensión aplicación ley 962 de 2005. Los artículos 15 y 16 de la Ley 962 de 2005 serán igualmente aplicables a los particulares que cumplen funciones administrativas.

ARTÍCULO 17. Eliminación de huella dactilar. Suprímase el requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite, procedimiento o actuación que se deba surtir ante las entidades públicas y los particulares que cumplan funciones administrativas. Excepcionalmente se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos: 1. Servicios financieros de entidades públicas 2. Trámites propios del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones 3. Trámites ante Registro Públicos 4. Trámites relacionados con el Pasaporte y la Cédula de Extranjería 5. Visas y prórrogas de permanencia 6. Escrituras Públicas 7. Visita a internos e internas en Establecimientos de Reclusión del instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC- 8. Cédula de ciudadanía y tarjeta de identidad 9. Autorización para salida de menores de país 10. Cesión de derechos 11. Comercio de armas, municiones y explosivos 12. Otorgamiento de poderes 13. Registros delictivos 14. Trámites para el registro de víctimas y ayuda humanitaria En todo caso la exigencia de la huella dactilar será remplazada por su captura mediante la utilización de medios electrónicos conforme a lo previsto en el presente Decreto.

ARTÍCULO 18. Verificación de la huella dactilar por medios electrónicos. En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, ésta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si el trámite no requiere de la identificación inmediata de la persona, la autoridad o el particular encargado de funciones administrativas coordinarán con la Registraduría Nacional del Estado Civil el mecanismo de verificación de la información requerida. Cuando por razones físicas la persona que pretenda identificarse no pueda imponer la huella dactilar o esta carezca de calidad suficiente para identificarla, la verificación de la identidad se hará mediante la comparación de su información biográfica con la que reposa en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. De igual forma se procederá para identificar a personas menores de siete (7) años, caso en el cual deberá acompañarse copia del Registro Civil de Nacimiento. La comprobación de identidad a través de la Registraduría Nacional del Estado Civil no tendrá costo para la entidad pública o el particular que ejerza funciones administrativas

ARTÍCULO 19. Verificación de la identidad de personas mayores de siete (7) años que no hayan cumplido la mayoría de edad. La verificación de la identidad de personas mayores de siete (7) años que no hayan cumplido la mayoría de edad se hará mediante la exhibición de la tarjeta de identidad y la obtención de la huella dactilar, en los términos del artículo anterior. No obstante, en los trámites que se realicen en el exterior, no se les exigirá la tarjeta de identidad, sino el registro civil de nacimiento.

ARTÍCULO 20. Identificación de los colombianos residentes en el exterior. Los colombianos residentes en el exterior se identificarán ante las sedes diplomáticas y consulares nacionales a través de los mecanismos señalados en este decreto.

ARTÍCULO 21. Prohibición de exigencia de presentaciones personales o certificados para probar la fe de vida (supervivencia). A partir del 1 de julio de 2012, la verificación de la supervivencia de una persona se hará consultando únicamente las bases de datos del Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Este servicio es gratuito para la autoridad pública o el particular en ejercicio de funciones administrativas. En consecuencia, a partir de esa fecha no se podrán exigir certificados de la fe de vida (supervivencia). La Registraduría Nacional del Estado Civil inter-operará la base de datos del Registro Civil de Defunción con el sistema de información Ministerio de Salud y Protección Social y con los que defina el Gobierno Nacional, para que a través de del Ministerio sea consultada en línea por las entidades de seguridad social que deban verificar la fe de vida (supervivencia) de una persona. El reporte constituirá plena prueba de la existencia de la persona.

ARTÍCULO 22 . Acreditación de la fe de vida (supervivencia) de connacionales fuera del país. En todos los casos, la fe de vida (supervivencia) de los connacionales fuera del país, se probará ante las entidades que forman parte del Sistema General de Seguridad Social Integral cada seis (6) meses mediante una de las siguientes opciones: Ante el Consulado de la circunscripción donde se encuentra el connacional. El Cónsul, con fundamento en los medios que a su criterio le permitan tener certeza del estado vital del solicitante, expedirá el correspondiente certificado de supervivencia y lo enviará a la respectiva entidad de seguridad social a través del canal que para tal fin se tenga establecido. Mediante documento expedido por parte de la autoridad pública del lugar sede donde se encuentre el connacional en el que se evidencie la supervivencia. Esta constancia deberá ser apostillada o legalizada, según el caso, y remitida por el interesado a la dirección y dependencia que para tal fin determine la respectiva entidad de seguridad social. PARÁGRAFO . Los Consulados de Colombia en el exterior y los Fondos de Pensiones de Colombia, podrán realizar la validación no presencial de supervivencia y/o fe de vida de los pensionados residentes fuera del país, a través de la validación de información personal e historia pensiona! de la persona. PARÁGRAFO TRANSITORIO . El Ministerio del Trabajo establecerá un mecanismo no presencial de validación de supervivencia o acreditación de fe de vida para las entidades que conforman el Sistema General de Seguridad Social Integral, implementado y desarrollado a través de los Consulados de Colombia en el Exterior y los Fondos de Pensiones, quienes certificarán la supervivencia del connacional fuera del país". (Modificado por el Art. 87 de la Ley 2136 de 2021)

ARTÍCULO 23. Administración de la base de datos del registro civil de defunción. La Registraduría Nacional del Estado Civil administrará la base de datos del Registro Civil de Defunción, la cual se actualizará con la información del Registro Único de Afiliados a la Protección Social ¿ Nacimientos y Defunciones (RUAF-ND), administrado por el Ministerio de Salud y Protección Social y con la que remitan las notarías, los consulados, los registradores del estado civil y las demás autoridades encargadas de llevar el registro civil. Las autoridades o particulares que presten el servicio de Registro Civil deberán implementar los mecanismos tecnológicos necesarios para interoperar con la Registraduría Nacional del Estado Civil, a fin de reportar en tiempo real los registros civiles de defunción tramitados en sus dependencias. La Registraduría Nacional del Estado Civil efectuará las verificaciones pertinentes y cruzará, corregirá, cancelará, anulará e inscribirá de oficio los Registros Civiles de Defunción, para mantener actualizada la base de datos. Con el fin de garantizar la confiabilidad y actualidad de la base de datos del Registro Civil de Defunción, cuando no existan medios tecnológicos, las funerarias y parques cementerios solo podrán inhumar o cremar personas fallecidas cuando se acompañe el certificado médico de defunción en físico, el dictamen del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses o la orden de autoridad competente. La Registraduría Nacional del Estado Civil, en conjunto con el Ministerio de Salud y Protección Social y el Departamento Nacional de Estadística ¿DANE-, definirán el formato único que deberán diligenciar los médicos, el Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses ¿incluidas sus regionales y seccionales- y las autoridades competentes cuando certifiquen la muerte de una persona. El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, utilizará como medios de identificación las huellas dactilares del fallecido, la información odontológica o su perfil genético ( Modificado por el Art. 20 del Decreto 2106 de 2019 ) PARÁGRAFO TRANSITORIO. Dentro de los seis (6) meses siguientes, contados a partir de la entrada en vigencia del presente Decreto, los notarios deben procesar, actualizar y entregar a la Registraduría Nacional del Estado Civil la información relativa a los registros de defunción que posean en sus archivos. El incumplimiento de esta obligación será sancionada conforme a lo previsto en la Ley 734 de 2002.

ARTÍCULO 24. Funciones especiales de las notarías. Las notarías que presten sus servicios en municipios o distritos hasta de segunda categoría están obligadas a expedir los registros civiles de nacimiento y defunción en los hospitales y clínicas, mediante mecanismos de obtención electrónica de la huella dactilar, si ello fuere posible. Para este efecto, la Superintendencia de Notariado y Registro identificará los notarios que deban prestar el servicio, las clínicas y hospitales, y los horarios de atención. Es potestativo de los padres o representante legal del recién nacido inscribirlo ante el funcionario de la notaría que atienda en el hospital o la clínica.

ARTÍCULO 25. Eliminación de autenticaciones y reconocimientos. Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por lo tanto no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren autenticación o reconocimiento. Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones. Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara. Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite. Nota: (Expresión subrayada declarada INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-634 de 2012)

ARTÍCULO 26. Divulgación y gratuidad de formularios oficiales para la presentación de declaraciones y realización de pagos. El artículo 4 de la Ley 962 de 2005, quedará así: "ARTÍCULO 4. Divulgación y gratuidad de formularios oficiales para la presentación de declaraciones y realización de pagos. Cuando sea del caso, los destinatarios a quienes se les aplica el presente Decreto-Ley, deberán habilitar los mecanismos necesarios para poner a disposición gratuita y oportuna de los interesados el formato definido oficialmente para el respectivo período en que deba cumplirse el deber u obligación legal, utilizando para el efecto formas impresas, magnéticas o electrónicas. Las entidades públicas y los particulares que ejercen funciones administrativas deberán colocar en medio electrónico, a disposición de los particulares, todos los formularios cuya diligencia se exija por las disposiciones legales. En todo caso, para que un formulario sea exigible al ciudadano, la entidad respectiva deberá publicarlo en el Portal del Estado colombiano. Las autoridades dispondrán de un plazo de tres meses contados a partir de la publicación del presente decreto, para publicar los formularios hoy existentes. Para todos los efectos legales se entenderá que las copias de formularios que se obtengan de los medios electrónicos tienen el carácter de formularios oficiales."

ARTÍCULO 27. Pago de obligaciones a favor del estado o de los particulares que por virtud de la ley recauden recursos públicos. El artículo 4 del Decreto 2150 de 1995, quedará así: " ARTÍCULO 4. Pago de obligaciones a favor del Estado o de los particulares que por virtud de la ley recauden recursos públicos. El pago de obligaciones dinerarias relacionadas, entre otros, con tributos, estampillas, derechos, regalías, multas, a favor de las autoridades o de los particulares que por virtud de la ley recauden recursos públicos podrá realizarse a través de cualquier medio de pago, incluyendo las transferencias electrónicas de fondos, abono en cuenta y sistemas de crédito mediante la utilización de tarjetas. Para tal efecto, tales autoridades y particulares deberán difundir las tablas y las tarifas que con fundamento en la ley les permitan a los deudores efectuar la liquidación y pago de tales obligaciones. En caso de que la entidad incumpla esta obligación, el particular podrá cancelarla en el mes siguiente a su vencimiento. Las entidades y organismos públicos y particulares que prestan función administrativa deberán adelantar las gestiones necesarias para viabilizar los pagos por medios electrónicos".

ARTÍCULO 28. Comprobantes de descuentos y retenciones. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones administrativas o presten servicios públicos que paguen o abonen en cuenta a favor de cualquier persona una obligación a su cargo deberán certificar los descuentos o las retenciones que le hayan sido practicados al beneficiario con indicación precisa de la norma legal con que se haya procedido. Para tal efecto, podrán enviar la certificación a la dirección electrónica que haya registrado el beneficiario e implementar en su página Web, un mecanismo para que exclusivamente los beneficiarios puedan consultar y descargar los comprobantes de pago con la discriminación de los descuentos y retenciones que le fueron practicados.

ARTÍCULO 29. Certificaciones de indicadores económicos. Las entidades legalmente obligadas para el efecto, surtirán el trámite de certificación del interés bancario corriente, la tasa de cambio representativa del mercado, el precio del oro, y demás indicadores macroeconómicos requeridos en procesos administrativos o judiciales, mediante su publicación en su respectiva página web, una vez hayan sido expedidas las respectivas certificaciones. Esta información, así como los datos históricos, mínimo de los últimos diez (10) años, debe mantenerse a disposición del público en la web para consulta permanente. Ninguna autoridad podrá exigir la presentación de estas certificaciones para adelantar procesos o actuaciones ante sus despachos, para lo cual bastará la consulta que se haga a la web de la entidad que certifica.

ARTÍCULO 30. Denuncia por pérdida de documentos. Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación de denuncia por pérdida de documentos con el fin de tramitar la expedición del duplicado o remplazo correspondiente, para lo cual bastará la afirmación del peticionario sobre tal circunstancia, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad del juramento. Lo previsto en el presente artículo no aplicará a los documentos de identificación de los miembros de la fuerza pública y de los cuerpos de seguridad del Estado.

ARTÍCULO 31. Inscripción de actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias judiciales en registro civil. Todos los actos jurídicos, hechos jurídicos y providencias judiciales que constituyen fuente del registro civil o que afecten el mismo, podrán inscribirse en cualquier oficina del territorio nacional o en los consulados de Colombia en el exterior.

ARTÍCULO 32. Consejos y juntas directivas no presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de los consejos o juntas directivas de las entidades que integran la Administración Pública o de los particulares que cumplan funciones públicas o recauden y administren recursos de origen público, cuando por cualquier medio todos sus miembros puedan deliberar o decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último evento, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. En todo caso, mínimo un cuarenta por ciento de las reuniones surtidas dentro de un mismo año calendario deben ser presenciales.

ARTÍCULO 33. Actas de las entidades públicas. Las decisiones de los consejos superiores o de los cuerpos colegiados de la administración pública se harán constar en actas aprobadas por los mismos, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por quien la presida y por quien sirva de secretario, en las cuales deberá indicarse, además, los votos emitidos en cada caso. Cuando las decisiones consten en actas, la copia de éstas, autorizada por el secretario general o por el representante de la entidad, será prueba suficiente de los hechos que consten en las mismas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. Respecto a decisiones que deban constar en actas, a los funcionarios no les será admisible prueba distinta para establecer hechos que deban constar en ellas.

ARTÍCULO 34. Actuación en sede administrativa. Excepto cuando se trate de la interposición de recursos, en ninguna otra actuación o trámite administrativo se requerirá actuar mediante abogado.

ARTÍCULO 35. Solicitud de renovación de permisos, licencias o autorizaciones. Cuando el ordenamiento jurídico permita la renovación de un permiso, licencia o autorización, y el particular la solicite dentro de los plazos previstos en la normatividad vigente, con el lleno de la totalidad de requisitos exigidos para ese fin, la vigencia del permiso, licencia o autorización se entenderá prorrogada hasta tanto se produzca la decisión de fondo por parte de la entidad competente sobre dicha renovación. Si no existe plazo legal para solicitar la renovación o prorroga del permiso, licencia o autorización, ésta deberá presentarse cinco días antes del vencimiento del permiso, licencia o autorización, con los efectos señalados en el inciso anterior.

ARTÍCULO 36. Presunción de validez de firmas. El artículo 24 de la Ley 962 de 2005, quedará así: " ARTÍCULO 24. Presunción de validez de firmas. Las firmas de particulares impuestas en documentos privados, que deban obrar en trámites ante autoridades públicas no requerirán de autenticación. Dichas firmas se presumirán que son de la persona respecto de la cual se afirma corresponden. Tal presunción se desestimará si la persona de la cual se dice pertenece la firma, la tacha de falsa, o si mediante métodos tecnológicos debidamente probados se determina la falsedad de la misma. Los documentos que implican transacción, desistimiento y, en general, disposición de derechos, deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámites administrativos de acuerdo con las normas especiales aplicables. De la misma manera, se exceptúan los documentos relacionados con el sistema de seguridad social integral y los del magisterio".

ARTÍCULO 37. Instrucciones de las superintendencias a sus vigilados. En ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control, las Superintendencias y demás entidades que cumplan funciones de policía administrativa, impartirán instrucciones a sus vigilados para que no exijan más requisitos, trámites o procedimientos de los estrictamente necesarios, y orientarlos al logro de objetivos de eficiencia, economía, celeridad, y racionalización de trámites que beneficien al ciudadano. Para tal efecto, recomendarán, entre otros, el uso de las tecnologías de la información y el comercio electrónico; la implementación del sistema de turnos; la facilitación de trámites a través de sistemas no presenciales; la estandarización de formularios, trámites y procesos; el uso de mecanismos de comparación de productos, precios, calidades y servicios de manera que se hagan visibles las fortalezas y debilidades de los productos y servicios que se ofrecen en el mercado; regular los horarios de mercadeo por teléfono y por correo y los horarios y los métodos de cobranza; determinar que quien haga oferta al público debe incluir en ella todas las condiciones y restricciones de acceso en forma clara e integral; y, fomentar el fortalecimiento de las asociaciones de consumidores y usuarios. Así mismo, con el fin de garantizar el principio de igualdad de las personas frente a los prestadores de servicios públicos, impartirán las instrucciones a sus vigilados para hacer extensivo a ellos los principios y reglas de racionalización de trámites y procedimientos a los que se refiere este Decreto.

ARTÍCULO 38. Formulación de política pública de racionalización de trámites. La formulación de la política de racionalización de trámites estará a cargo del Departamento Administrativo de la Función Pública, organismo que velará para que ésta se aplique en el Estado Colombiano, con el apoyo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, TICS. Para tal fin, la política pública atenderá, entre otros, a los siguientes principios: 1. Racionalizar, a través de la simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización, los trámites y procedimientos administrativos y mejorar la participación ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas, con las debidas garantías legales. 2. Facilitar el acceso a la información y ejecución de los trámites y procedimientos administrativos por medios electrónicos, creando las condiciones de confianza en el uso de los mismos. 3. Contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las entidades públicas que cumplan una función administrativa, incrementando la eficacia y la eficiencia de las mismas mediante el uso de las tecnologías de la información, cumpliendo con los atributos de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica.

ARTÍCULO 39. Procedimiento para establecer los trámites autorizados por la ley. El numeral segundo del artículo primero de la Ley 962 de 2005, quedará así: " 2 . Procedimiento para establecer los trámites autorizados por la ley. Las entidades públicas y los particulares que ejercen una función administrativa expresamente autorizadas por la ley para establecer un trámite, deberán previamente someterlo a consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública adjuntando la manifestación del impacto regulatorio, con la cual se acreditará su justificación, eficacia, eficiencia y los costos de implementación para los obligados a cumplirlo; así mismo deberá acreditar la existencia de recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación. En caso de encontrarlo razonable y adecuado con la política de simplificación, racionalización y estandarización de trámites, el Departamento Administrativo de la Función Pública autorizará su adopción e implementación. Para el cumplimiento de esta función el Departamento Administrativo de la Función Pública contará con el apoyo de los Comités Sectoriales e intersectoriales creados para tal efecto. Asimismo, podrá establecer mecanismos de participación ciudadana a fin de que los interesados manifiesten sus observaciones. El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública rendirá, al inicio de cada período de sesiones ordinarias, informe a las Comisiones Primeras de cada Cámara sobre la expedición de los nuevos trámites que se hayan adoptado.

ARTÍCULO 40. Información y publicidad. Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, para que un trámite o requisito sea oponible y exigible al particular, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites y Procedimientos -SUIT- del Departamento Administrativo de la Función Pública, entidad que verificará que el mismo cuente con el respectivo soporte legal. El contenido de la información que se publica en el SUIT es responsabilidad de cada una de las entidades públicas, las cuales tendrán la obligación de actualizarla dentro de los tres (3) días siguientes a cualquier variación. PARÁGRAFO . El Departamento Administrativo de la Función Pública con el apoyo del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, especialmente el Programa Gobierno en Línea, deberá fortalecer el SUIT y depurar la información contenida en el mismo, de tal manera que permita el acceso y actualización de manera clara y ágil al usuario, reflejando las cadenas de trámites. Para tal efecto, las entidades deberán prestar el apoyo y suministrar información requerida. Dentro de los seis meses siguientes a la vigencia del presente Decreto, el Departamento Administrativo de la Función Pública deberá organizar y depurar la información contenida en dicho sistema. ( Derogado por el Art. 158 del Decreto 2106 de 2019 )

ARTÍCULO 41. Competencia de unificación. El Departamento Administrativo de la Función Pública velará por la permanente estandarización de los trámites en la Administración Pública y verificará su cumplimiento cuando se inscriban en el Sistema Único de Información de Trámites ¿SUIT. La estandarización se hará a través de formularios únicos y trámites modelo o tipo, los cuales serán de obligatoria implementación por parte de las autoridades responsables de la ejecución de los trámites. Los trámites que no cumplan con esta condición serán devueltos para hacer los ajustes pertinentes. Las autoridades encargadas de reglamentar trámites creados o autorizados por la ley, deberán garantizar que la reglamentación sea uniforme, con el fin de que las autoridades que los apliquen no exijan requisitos, documentos o condiciones adicionales a los establecidos en la ley o reglamento. ( Modificado por el Art. 5 del Decreto 2106 de 2019 ) CAPTULO II SERVICIOS PÚBLICOS DE LA ATENCIÓN A LOS USUARIOS DE LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS

ARTÍCULO 42. Reconexión de los servicios públicos domiciliarios. Resuelta favorablemente una solicitud de reconexión de un servicio público a un usuario, o desaparecida la causa que dio origen a la suspensión del servicio, la reconexión deberá producirse dentro de las 24 horas siguientes.

ARTÍCULO 43. Notificaciones. La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y los prestadores de los servicios públicos domiciliarios, notificarán la decisión sobre los recursos interpuestos por los usuarios en desarrollo del contrato de condiciones uniformes, mediante comunicaciones que se enviarán por correo certificado o por correo electrónico en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. De ello quedará constancia en el respectivo expediente.

ARTÍCULO 44. Autorización previa del arrendador. El suscriptor potencial de un servicio público domiciliario que solicite recibir en un inmueble determinado la prestación de un servicio, deberá obtener la autorización previa del arrendador. Las empresas prestadoras de servicios públicos no podrán prestar el respectivo servicio sin la previa autorización expresa del arrendador. TITULO II REGIMEN ESPECIAL CAPITULO I TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y REGULACIONES DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

ARTÍCULO 45. Delegación de funciones presidenciales. El artículo 13 de la Ley 489 de 1998, quedará así: " ARTÍCULO 13. Delegación del ejercicio de funciones presidenciales. Sin perjuicio de lo previsto en la Ley 142 de 1994 y en otras disposiciones especiales, el Presidente de la República podrá delegar en los ministros, directores de departamento administrativo, representantes legales de entidades descentralizadas, superintendentes, gobernadores, alcaldes y agencias del Estado el ejercicio de las funciones a que se refieren el artículo 129 y los numerales 13, 18, 20, 21, 22, 23, 24, 26, 27 y 28 del artículo 189 de la Constitución Política." CAPITULO II TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DEL INTERIOR

ARTÍCULO 46. Supresión de la licencia de traducción de las obras extranjeras. Suprímase el trámite de licencia de traducción de las obras extranjeras ante la Dirección Nacional de Derecho de Autor de que tratan los artículos 45 a 57 de la Ley 23 de 1982.

ARTÍCULO 47 . Ventanilla única para la obtención unificada de las licencias y el pago integrado de los derechos de autor y conexos. Para los efectos del literal c) del artículo 2 de la Ley 232 de 1995, y con la finalidad de reducir los trámites que los propietarios o responsables de establecimientos abiertos al público deben realizar para acreditar los requisitos de funcionamiento, cuando almacenan digitalmente obras musicales, fonogramas y videos musicales, y ejecutan o comunican al público obras musicales, fonogramas, obras audiovisuales y/o interpretaciones artísticas, la obtención unificada de las licencias y el pago integrado de los derechos de autor y conexos se realizará a través de una ventanilla única que deberán constituir las sociedades de gestión colectiva, a través de la cual se realizará de manera unificada el recaudo de los derechos de autor y conexos. Los titulares de derecho de autor o de derechos conexos no afiliados a las sociedades de gestión colectiva, así como las asociaciones que los representen, podrán hacer parte de la citada ventanilla única recaudadora. Para efectos de lo señalado en el presente artículo se podrá constituir una sociedad cuya organización, administración y funcionamiento serán acordadas por sus miembros en los estatutos sociales. La elección, conformación y funcionamiento de los órganos de dirección y administración, el régimen de votaciones y la toma de decisiones observarán el principio de proporcionalidad con relación a la participación de sus miembros en el recaudo. En caso de que se constituya una sociedad para el manejo de la ventanilla única, ésta deberá iniciar su funcionamiento a más tardar el primero (1) de enero de 2013. La no constitución de la ventanilla única impedirá a las sociedades de gestión colectiva realizar recaudo por la administración de los derechos de sus socios en establecimientos de comercio.

ARTÍCULO 48. Lista de tarifas. La sociedad que se constituya para el manejo de la ventanilla única recaudadora acordará la lista de tarifas para vigencias anuales con los gremios, las asociaciones de usuarios legalmente constituidas o los particulares. PARÁGRAFO . La entidad recaudadora deberá publicar en un diario de amplia circulación nacional y en su página web, el listado de tarifas anuales a más tardar el 1 de febrero de cada año. ( Derogado por el Art. 158 del Decreto 2106 de 2019 ) (Ver sentencia C-784 de 2012 de la Corte Constitucional)

ARTÍCULO 49. Consulta de la información censal de las comunidades y autoridades indígenas. Para los efectos del numeral 8 del artículo 13 del Decreto 2893 de 2011, la Dirección de Asuntos Indígenas, Rom y Minorías del Ministerio del Interior, a más tardar el 1 de enero de 2013, cargará en línea la información censal de población de comunidades y de los resguardos indígenas y las comunidades reconocidas, de las autoridades tradicionales indígenas reconocidas por la respectiva comunidad y de las asociaciones de autoridades tradicionales o cabildos indígenas y su actualización, en un programa o base de datos que pueda ser consultada por todas las autoridades que cumplan funciones respecto de las citadas comunidades y autoridades indígenas. El Ministerio de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, a través del Programa Gobierno en Línea, apoyará el desarrollo tecnológico del programa o base de datos que se refiere el presente artículo.

ARTÍCULO 50. Representación de personas jurídicas extranjeras y organizaciones no gubernamentales sin ánimo de lucro. El artículo 48 del Código de Procedimiento Civil, quedará así: " ARTÍCULO 48. Representación de personas jurídicas extranjeras y organizaciones no gubernamentales sin ánimo de lucro. Las personas jurídicas extranjeras de derecho privado y las organizaciones no gubernamentales extranjeras sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior, que establezcan negocios permanentes o deseen desarrollar su objeto social en Colombia, deberán constituir en el lugar donde tengan tales negocios o en el lugar de su domicilio principal en el país, apoderados con capacidad para representarlas judicialmente. Con tal fin se protocolizará en la notaría del respectivo circuito prueba idónea de la existencia y representación de dichas personas jurídicas y del correspondiente poder. Un extracto de los documentos protocolizados se inscribirá en el registro de la respectiva cámara de comercio del lugar. Las personas jurídicas extranjeras que no tengan negocios permanentes en Colombia, estarán representadas en los procesos por el apoderado que constituyan con las formalidades prescritas en este Código." CAPITULO III TRÁMITES, PROCEDMIENTOS Y REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE RELACIONES EXTERIORES

ARTÍCULO 51. Demostración del tratamiento a las ofertas de bienes y servicios colombianos en el exterior. El parágrafo del artículo 1 de la Ley 816 de 2003, quedará así: " PARÁGRAFO . Se otorgará tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos bienes y servicios originarios de los países con los que Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los cuales a las ofertas de bienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales. La acreditación o demostración de tal circunstancia se hará en los términos que señale el reglamento."

ARTÍCULO 52. Apostillaje . A más tardar el primero de julio de 2012, los trámites de apostillaje, dentro del territorio nacional y en el extranjero, se podrán solicitar mediante el uso de correo postal, sin que se requiera la presentación personal del solicitante. El Gobierno Nacional reglamentará el procedimiento y el uso de medios electrónicos.

ARTÍCULO 53. Registro de extranjeros. Todos los ciudadanos extranjeros titulares de visa, salvo los titulares de visa preferencial y visitante, podrán inscribirse en el Registro de Extranjeros a través del Sistema Nacional de Registros de Extranjeros incluido en la página Web de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia; inscripción que se realizará dentro del plazo de 15 días calendario contados a partir de la fecha de su ingreso al país o de la fecha de expedición de la visa, sí ésta se obtuvo dentro del territorio nacional. Los extranjeros titulares de visa superior a tres meses y que sean mayores de 18 años deberán presentarse ante Migración Colombia luego de efectuar su inscripción electrónica anterior para reclamar su documento de identidad en Colombia. PARÁGRAFO TRANSITORIO : La obligación prevista en el presente artículo deberá cumplirse a partir del 2 de julio de 2012.

ARTÍCULO 54. Información sobre condición migratoria. Cualquier ciudadano Nacional o Extranjero que requiera información sobre su condición migratoria en Colombia, podrá solicitarla a través de la Página Web de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. La plataforma tecnológica que se establezca deberá tener los protocolos de seguridad conforme a la Ley que rige esta materia, teniendo en cuenta la reserva de información y el derecho a la intimidad de cada ciudadano. PARÁGRAFO TRANSITORIO : La facultad prevista en el presente artículo podrá ejercerse a partir del 2 de julio de 2012.

ARTÍCULO 55. PERMISOS DE INGRESO Y PERMANENCIA. Con fundamento en el acto administrativo que expide el Ministerio de Relaciones Exteriores señalando los países exentos de visado, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia podrá otorgar permisos de ingreso y permanencia a los visitantes extranjeros a los cuales no se les exija visa para su entrada al país hasta por noventa (90) días calendario. De este permiso sólo podrán ser eximidos los extranjeros que ingresen al país en modalidad técnica. A los extranjeros que ingresen para prestar asistencia técnica, se les otorgará I ' un permiso por treinta (30) días calendario, previo cumplimiento de los requisitos establecidos; término durante el cual ' tendrán que realizar la actividad prevista. Si la actividad requiere tiempo adicional deberán realizar el trámite de visa de asistencia técnica ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. "En virtud del. principio de reciprocidad, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia en su calidad de autoridad de control migratorio, podrá reservarse el derecho de otorgar un permiso de ingreso y permanencia por un término menor Je los noventa (90) días calendario, en atención a las actividades a realizar y al perfil migratorio que presente el ciudadano extranjero, sin perjuicio de lo establecido por acuerdos internacionales en materia de exención de visados suscritos por el Estado Colombiano. (Artículo MODIFICADO por el Art. 85 de la Ley 2136 de 2021)

ARTÍCULO 56 . PERMISO TEMPORAL DE PERMANENCIA. Créase el permiso temporal de permanencia, que será expedido por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, el cual estará fundamentado en el acto administrativo que expide el Ministerio de Relaciones Exteriores señalando los países exentos de visa y contemplando dos situaciones: i) para los extranjeros que ingresan al país como visitantes y ii) para los extranjeros que deben aclarar al interior del territorio colombiano alguna situación administrativa y judicial. La presencia en el territorio nacional de un extranjero siempre deberá contar previamente con la autorización de entrada y permanencia expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores u obedecerá a que su nacionalidad se encuentra incluida en el acto administrativo sobre exención de visas. En los casos señalados en la presente norma en los que no fuere así, procederá la expedición del Permiso Temporal de Permanencia, pero en ningún caso tal permiso podrá entenderse, asimilarse o equipararse a la expedición de una visa. En los casos anteriormente señalados se otorgará un plazo legal de permanencia en el país hasta por noventa (90) días calendario, el cual sólo podrá prorrogarse para la segunda condición del presente artículo de conformidad con las normas establecidas. En virtud del principio de reciprocidad la autoridad de control migratorio podrá reservarse el derecho de otorgar un permiso de ingreso y permanencia por un término menor de los noventa (90) días calendario, sin perJu1c10 de lo establecido por acuerdos internacionales en materia de exención de visado suscritos por el Estado colombiano". (Artículo MODIFICADO por el Art. 86 de la Ley 2136 de 2021) CAPITULO IV TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

ARTÍCULO 57 . Eficacia de las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total. Adiciónese el artículo 580-1 del Estatuto Tributario con el siguiente inciso: "La declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago total antes del vencimiento del plazo para declarar, producirá efectos legales, siempre y cuando el pago de la retención se efectúe o se haya efectuado dentro del plazo fijado para ello en el ordenamiento jurídico."

ARTÍCULO 58. Notificaciones devueltas por el correo. El artículo 568 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 47 de la Ley 1111 de 2006, quedará así: " ARTÍCULO 568. Notificaciones devueltas por el correo. Los actos administrativos enviados por correo, que por cualquier razón sean devueltos, serán notificados mediante aviso, con transcripción de la parte resolutiva del acto administrativo, en el portal web de la DIAN que incluya mecanismos de búsqueda por número identificación personal y, en todo caso, en un lugar de acceso al público de la misma entidad. La notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la administración, en la primera fecha de introducción al correo, pero para el contribuyente, el término para responder o impugnar se contará desde el día hábil siguiente a la publicación del aviso en el portal o de la corrección de la notificación. Lo anterior no se aplicará cuando la devolución se produzca por notificación a una dirección distinta a la informada en el RUT, en cuyo caso se deberá notificar a la dirección correcta dentro del término legal." (Ver sentencia C-012 de 2013 de la Corte Constitucional)

ARTÍCULO 59. Dirección para notificaciones. El artículo 563 del Estatuto Tributario quedará así: " ARTÍCULO 563. Dirección para notificaciones. La notificación de las actuaciones de la Administración Tributaria deberá efectuarse a la dirección informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, en su última declaración de renta o de ingresos y patrimonio, según el caso, o mediante formato oficial de cambio de dirección; la antigua dirección continuará siendo válida durante los tres (3) meses siguientes, sin perjuicio de la validez de la nueva dirección informada. Cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no hubiere informado una dirección a la Administración de Impuestos, la actuación administrativa correspondiente se podrá notificar a la que establezca la Administración mediante verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas, directorios y en general de información oficial, comercial o bancaria. Cuando no haya sido posible establecer la dirección del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, por ninguno de los medios señalados en el inciso anterior, los actos de la Administración le serán notificados por medio de la publicación en el portal de la web de la DIAN, que deberá incluir mecanismos de búsqueda por número identificación personal. (Ver sentencia C-016 de 2013 de la Corte Constitucional)