Ley 863 de 2003

ORDEN ADMINISTRATIVA 1 DE 2005 (11 Enero) UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL <NOTA: Esta norma no incluye análisis de vigencia> Por la cual se establece el procedimiento para la inscripción, actualización y cancelación de la información de los clientes, responsables, usuarios aduaneros, informantes y demás sujetos de obligaciones administradas y/o controladas por a en el Registro Único Tributario-RUT. 1. OBJETIVOS GENERALES. 1. Señalar el procedimiento para el trámite de inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario “RUT” ante la DIAN o puntos de atención habilitados por esta, en desarrollo de los artículos 5552 del Estatuto Tributario, el Decreto Reglamentario 2788 de 31 de agosto de 2004, adicionado por el Decreto 3426 de octubre de 2004 y las Resoluciones 8346 de septiembre 17 de 2004 y 8502 de septiembre 21 de 2004. 2. Proporcionar a las Administraciones de Impuestos Nacionales, de Aduanas Nacionales, de Impuestos y Aduanas Nacionales, a los Consulados y demás entidades públicas o privadas facultadas para el efecto una herramienta de trabajo y consulta, que fije los criterios para adelantar el proceso de inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario “RUT”. 3. Mantener una información confiable sobre los entes económicos nacionales que pueda ser consultada por todos los organismos del Estado. Mantener una información confiable sobre los entes económicos nacionales que pueda ser consultada por todos los organismos del Estado. II OBJETIVOS ESPECIFICOS. 1. Definir lineamientos que permitan optimizar la asistencia a los usuarios externos del RUT, brindando calidad, eficiencia y seguridad jurídica en los trámites relacionados con la inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario “RUT”. 2. Facilitar la administración, de manera óptima e integral, de la totalidad de la información de la para un eficiente control fiscal en cumplimiento de la misión de la entidad, sin diferenciar si las obligaciones son tributarias, aduaneras y cambiarias. 3. Depurar la información histórica de los clientes de la Entidad de manera que permita ejercer mayor control fiscal. 4. Establecer el procedimiento para realizar lo ajustes y/o correcciones durante el proceso de inscripción en el Registro Único Tributario “RUT”; cuando se presenten inconsistencias en la información. 5. Facilitar a los clientes, responsables, usuarios aduaneros, personas naturales nacionales residentes en el exterior y demás sujetos de obligaciones administradas y/o controladas por la la inscripción en el Registro Único Tributario- “RUT”. 6. Agilizar el proceso de identificación, ubicación y clasificación de los sujetos de obligaciones administradas y/o controladas por la . III MARCO NORMATIVO. 1. Artículo 19 , de la ley 863 de 2003, que adiciona el Artículo 5552 del Estatuto Tributario. 2. 2. Decreto Reglamentario 2788 de 31 agosto de 2004, por el cual se reglamenta el Registro Único Tributario de que trata el artículo 5552 del Estatuto Tributario. 3. Decreto 3426 de octubre 20 de 2004. 4. Artículo 555-1 del Estatuto Tributario el cual establece el Número de Identificación Tributaria NIT. 5. Resolución Número 8346 de septiembre 17 de 2004, por la cual se prescribe el formulario oficial para b inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario “RUT”. 6. Resolución Número 8502 de septiembre 21 de 2004, por la cual se regulan aspectos relacionados con los trámites de inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario “RUT” ante la DIAN, Consulados y otras Entidades Públicas o privadas, que sean facultadas para el efecto. 7. Memorando 745 de septiembre 28 de 2004. IV RESPONSABLES DEL PROCESO. 1. Nivel Central. - Dirección General a través del Grupo interno de Trabajo Gerencia Usuarios Expertos - Proyecto MUISCA. - Subdirección de Recaudación o quien haga sus veces. Serán responsables de las siguientes actividades con el fin de asegurar el cumplimiento de la totalidad del proceso: 1. Fijar las políticas, programar la campa de inscripción, impartir instrucciones para el correcto desarrollo de las actividades relacionadas con el proceso de inscripción, actualización, cancelación y control de la información en el Registro Único Tributario. 2. 2. Diseñar la correspondiente campaña publicitaria y su difusión a través de los diferentes medios de comunicación a nivel nacional, para motivar la inscripción en el Registro Único Tributario. 3. Impartir capacitación sobre el proceso de inscripción a todos los Servidores Públicos de las Administraciones Especiales, Locales y Delegadas, quienes a su vez se encargarán de multiplicar dicha capacitación en su respectiva Administración. 4. Garantizar la atención integral a los clientes externos respecto del diligenciamiento del formulario de inscripción en el Registro Único Tributario “RUT” mediante la implementación de un Call Center para la orientación en primer y segundo nivel. 5. Crear una Mesa de Ayuda Interna Central, que resuelva las consultas planteadas por los Usuarios internos y externos que no fueron resueltas en un primer y segundo nivel en el Call Center, encargada de resolver los inconvenientes de orden técnico que necesariamente deban ser resueltos por el nivel central en el MUISCA y los de orden jurídico que requieran de un pronunciamiento de la Oficina Jurídica. 6. Realizar monitoreo permanente al proceso de inscripción con el fin de optimizar los resultados y asegurar alta confiabilidad de la información incluida en el “RUT”, informando el resultado a las Administraciones involucradas en un proceso de retroalimentación. 2 . Nivel Local. - Despacho del Administrador. - División de Recaudación o quien haga sus veces. - División de Recaudación o quien haga sus veces. Son responsables de las siguientes funciones, con el fin de asegurar el cumplimiento del desarrollo del procedimiento: 1. Disponer de lo necesario para la realización del proceso de inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario. 2. Designar a los servidores de la contribución para la capacitación y multiplicación de la información; así como aquellos encargados de realizar la inscripción, las visitas domiciliarias, la formalización de los registros en las ventanillas de cada Administración, igualmente se establecerán los lugares habilitados para el efecto. 3. Delegar en el Administrador o funcionarios que se determine la solicitud de asignación de roles a los servidores de la contribución del área de recaudación o quien haga sus veces, designados para la realización de las labores relacionadas con el proceso de inscripción, actualización, formalización y consulta en el Registro Único Tributario. 4. El Administrador o el funcionario que éste delegue debe solicitar la asignación de roles a los servidores de la contribución autorizados para la consulta de la base de datos de las Entidades con las cuales exista convenio de cruce de información con la DIAN. 5. Conformar la Mesa de Ayuda Local que resuelva las consultas planteadas por los Usuarios Internos del “RUT” en la respectiva Administración y sus Administraciones Delegadas; Conformar la Mesa de Ayuda Local que resuelva las consultas planteadas por los Usuarios Internos del “RUT” en la respectiva Administración y sus Administraciones Delegadas; más aquellas consultas efectuadas por los clientes externos que no se hayan podido comunicar con el Call Center para recibir orientación en el diligenciamiento del “RUT”, esta mesa de ayuda estará integrada por los funcionarios que a juicio del administrador considere sean necesarios y tendrá como función la de resolver las inquietudes planteadas tanto por usuarios como funcionarios que no requieran pronunciamientos de orden técnico o jurídico que fijen una directriz a nivel nacional. 6. Adecuar el espacio físico requerido para brindar una apropiada atención a los clientes que se acerquen a la Administración y a los puntos de atención habilitados para realizar la inscripción en el “RUT”. 7. Organizar capacitaciones permanentes a los clientes internos y externos del Registro Único Tributario para garantizar la adecuada formación y adiestramiento en la herramienta. 8. Garantizar que el proceso de inscripción se realice de manera eficiente y acatando las disposiciones legales que lo regulan. 3. Responsables externos. Serán responsables del procedimiento de toma de datos y asistencia en la formalización del registro los funcionarios designados en las entidades con las que se lleven a cabo convenios y cumplan con los requerimientos que establezca para el efecto la entidad. V. GENERALIDADES. 1 . Cliente externo Son todos aquellos obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario RUT. 2. Registro Único Tributario. Registro Único Tributario. Es el mecanismo que permite registrar, actualizar y cancelar la información de los clientes, responsables, usuarios aduaneros, informantes y demás sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN, con el fin de identificarlos, ubicarlos y clasificarlos. Sustituyó los registros de exportadores, nacional de vendedores, el antiguo RUT y adicionó el registro de usuarios aduaneros. 3. Número Único de Identificación Personal NUIP. Es un número único de identificación personal asignado por la Registraduría Nacional del Estado Civil a todas las personas naturales a partir del 2003. 4. Numero de Identificación Tributaria NIT. El NIT, es el código de identificación que para efectos fiscales asigna la a todas las personas inscritas en el Registro Único Tributario, conforme con el artículo 19 de la ley 863 de 2003 y el artículo 555-1 del Estatuto Tributario. La DIAN ejerce los controles técnicos para que este número sea exclusivo de cada persona, permitiendo su individualización en forma inequívoca para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria. En todos los casos, el NIT tiene adicionalmente un dígito de verificación asignado por el sistema de información, el cual no se considera como número integrante del NIT, cuya función es individualizar de forma exclusiva al cliente externo y garantizar la veracidad de su expedición del mismo y la exclusividad para el contribuyente al que se asigna. integrante del NIT, cuya función es individualizar de forma exclusiva al cliente externo y garantizar la veracidad de su expedición del mismo y la exclusividad para el contribuyente al que se asigna. La configuración del número de identificación tributaria será la siguiente: 4.1 . Personas Naturales. 1. Actualmente el Número Único de identificación Personal (NUIP) es un mecanismo de identificación de las personas naturales, asignado por la Registraduría Nacional del Estado Civil al momento de registrar el nacimiento, solicitar el trámite de la tarjeta de identidad o la cédula de ciudadanía y se inhabilita con la muerte de la persona natural, está compuesto por diez caracteres numéricos, iniciado por el 1.000.000.000. (Decreto 1010 de 2000). 2. El NIT expedido a las cédulas antiguas, continúa vigente compuesto del número 000.000.001 al número 99.999.999 les corresponde el mismo número de la cédula de ciudadanía y el sistema le asigna un digito de verificación, es valido para las cédulas antiguas. 3. Del número 700.000.001 hasta 799.999.999 corresponde a los casos de identificación alfanumérica anteriores, tarjetas de identidad y registros civiles o problemas de duplicidad, tanto para nacionales como para extranjeros con cédulas de extranjería, pasaporte o demás documentos de identificación extranjeros. 4. A partir del número 1.000.000.000 corresponde al número de identificación del nuevo NUIP, el sistema asigna un digito de verificación. 5. Los números de identificación ya asignados a extranjeros en la serie 600.000.000 -600.200.000 se mantendrán. 4.2 Personas Jurídicas. 1. 1. La numeración entre los rangos 800.000.000 - 899.999.999 y se mantiene para los anteriormente inscritos. 2. La numeración consecutiva ascendente a partir de 900.000.000 se utilizará para los nuevos inscritos. 5. Prueba de inscripción en el Registro. Para todos los efectos tributarios se considera cumplida la obligación de inscripción en el Registro con los siguientes documentos: 1. El Certificado definitivo de inscripción en el Registro Único Tributario documento que expide la se establece el procedimiento para la inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario RUT o las entidades autorizadas y. que corresponde a la primera hoja del formulario oficial previamente formalizado, en donde conste la leyenda “Certificado” (Artículo 14 del Decreto 2788 de 2004). 2. El Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, donde conste el número de identificación tributaria NIT de la persona jurídica (Artículo 2o del Decreto 3426 de 2004). 3. El certificado de matricula expedido por la cámara de comercio, para persona natural comerciante (Artículo 2o del Decreto 3426 de 2004). VI PARAMETROS GENERALES DE INSCRIPCION. 1. 1. La inscripción es el proceso por el cual las personas naturales, jurídicas y demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN, se incorporan en el Registro Único Tributario, con el cumplimiento de las condiciones y requisitos establecidos (Artículo 6o del Decreto 2788 de 2004). 2. La información suministrada a la a través del formulario oficial de inscripción, actualización y cancelación del Registro Único Tributario debe ser exacta y veraz y se entiende presentada bajo la gravedad del juramento. 3. La inscripción en el Registro Único Tributario “RUT” tiene vigencia indefinida en consecuencia no exige su renovación. 4. La inscripción en el “RUT” no tiene jurisdicción, el sistema asigna al cliente la Administración de acuerdo a la dirección de su domicilio, registrada en el formulario de inscripción, la cual debe atender a las disposiciones contenidas en el Art. 13 del Decreto 2788 y la Resolución 8502 de 2004. 5. Todos los obligados a inscribirse en el registro, deben cumplir con la nueva inscripción dentro de los plazos establecidos en el Decreto 2788 del 31 de agosto de 2004 y Decreto 3426 de 2004. VII OBLIGADOS A INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO. VII OBLIGADOS A INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO. Están obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario “RUT” todos los sujetos de obligaciones administradas por la , señalados en el artículo 19 de la ley 863 de 2003 y en especial los enunciados en el artículo 5o del Decreto 2788 de 31 de agosto de 2004. VIII LUGARES PARA LA INSCRIPCIÓN. La inscripción podrá realizarse en cualquiera de las administraciones de Impuestos y/o Aduanas Nacionales o demás lugares habilitados para el efecto de acuerdo con los convenios suscritos por la DIAN. 1. Cámara de Comercio. Acorde con el inciso 2o del artículo 555-1 del Estatuto Tributario la inscripción deberá realizarse a través de las Cámaras de Comercio, cuando se trate de personas obligadas a inscribirse en el Registro mercantil siempre y cuando se realice por primera vez. Para las personas inscritas con anterioridad en el Registro mercantil, la inscripción en el RUT, se realizará en las Administraciones y demás puntos autorizados. La inscripción se realizara igualmente en las cámaras de comercio cuando se trate de personas cuya actividad económica sea de carácter mercantil de conformidad con lo dispuesto en los artículos 10, 20 y 28 de Código de Comercio, entidades sin animo de lucro que por disposición del Decreto 2150 de 1995, deban inscribirse en el registro que para ellas señale la respectiva cámara y en especial cuando corresponda a: 1. Comercio, entidades sin animo de lucro que por disposición del Decreto 2150 de 1995, deban inscribirse en el registro que para ellas señale la respectiva cámara y en especial cuando corresponda a: 1. Personas naturales nacionales o extranjeras que desarrollen actividades comerciales de las descritas en los artículos 20 y 28 del Código de Comercio. 2. Sociedades de economía mixta del orden Nacional, Departamental, Municipal y Distrital. 3. Sociedades comerciales colombianas de derecho privado. 4. Sociedades anónimas. 5. Sociedades en comandita simple. 6. Sociedades en comandita por acciones. 7. Sociedades de responsabilidad limitada. 8. Sociedades Colectivas 9. Empresas Unipersonales 10. Sociedades ordinarias de minas 11. Sucursales de sociedades comerciales extranjeras. 12. Bancos, corporaciones financieras, aseguradoras nacionales o extranjeras 13. Fondos de pensiones y Cesantías 14. Sociedades Administradoras de Fondos 15. Empresas asociativas de trabajo 16. Entidades de naturaleza cooperativa, con excepción de las que desarrollan exclusivamente actividades de educación, salud y deporte. 17. Fondos de empleados 18. Asociaciones mutuales, así como sus organismos de integración 19. Instituciones auxiliares del cooperativismo 20. Entidades ambientalistas 21. Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas 22. Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a las copropiedades de propiedad horizontal reguladas por ley 675/01 23. Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales 24. Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales 24. Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas. 25. Asociaciones, corporaciones y fundaciones gremiales 26. Asociaciones, corporaciones y fundaciones de beneficencia 27. Asociaciones, corporaciones y fundaciones de profesionales 28. Asociaciones, corporaciones y fundaciones juveniles 29. Asociaciones, corporaciones y fundaciones sociales 30. Asociaciones, corporaciones y fundaciones de planes y programas de vivienda, diferentes a las entidades que estén conformadas por familias y que adelanten proyectos de autoconstrucción de vivienda. 31. Asociaciones, corporaciones y fundaciones democráticas, participativas, cívicas y comunitarias 32. Asociaciones, corporaciones y fundaciones de egresados. 33. Asociaciones de padres de familia 34. Pre-cooperativas 35. Empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas 36. Asociaciones, corporaciones y fundaciones de rehabilitación social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados, salvo que se trate de una entidad privada del sector salud de que trata la Ley 100 de 1993 y la Ley 10 de 1.990. 37. Demás personas que por disposición expresa de la ley deban inscribirse ante las cámaras de comercio 3. Administraciones y lugares habilitados. En general están obligados a inscribirse en los demás puntos de atención habilitados diferentes a la Cámara de Comercio, los demás sujetos que acorde a la ley no lo deban hacer a través de ésta y en especial: 1. están obligados a inscribirse en los demás puntos de atención habilitados diferentes a la Cámara de Comercio, los demás sujetos que acorde a la ley no lo deban hacer a través de ésta y en especial: 1. Personas naturales no comerciantes. 2. Las personas naturales que presten servicios propios de actividades consideradas como no mercantiles. 3. Personas que ejercen profesiones liberales cuando las actividades propias de su profesión sean ejercidas en forma exclusiva; 4. Sucesiones ilíquidas de causantes nacionales y extranjeros. 5. Entidades de derecho público 6. Empresas Industriales y Comerciales del Estado del orden Nacional, Departamental, Municipal o Distrital. 7. Cámaras de Comercio 8. Sociedades de Hecho 9. Patrimonios autónomos 10. Consorcios y Uniones Temporales 11. Fondos de inversión, mutuos. de inversión y de valore con capital Nacional 12. Fondos de inversión de capital extranjero, persona natural o Jurídica, sin domicilio en Colombia 13. Fondos Comunes Ordinarios 14. Portafolio de Inversión 15. Las siguientes Entidades Sin ánimo de Lucro, por estar exceptuadas de registro ante las Cámaras de Comercio deben adelantar la inscripción en el “RUT” directamente ante la DIAN. 16. Entidades privadas del sector salud de que trata la Ley 100 de 1993 y Ley 10 de 1.990. 17. Sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos (Ley 44 de 1993) 18. Las personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia 19. Las personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia 19. Establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos locales 20. Las propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal (Ley 675 de 2001) 21. Las cajas de compensación familiar 22. Cabildos indígenas 23. Entidades que conforman el Sistema Nacional del Deporte de los niveles nacional, departamental y municipal 24. Organizaciones gremiales de pensionados de que trata la Ley 43 de 1984 25. Las casas-cárcel de que trata la Ley 65 de 1993. 26. Clubes de tiro y caza y asociaciones de coleccionistas de armas 27. Las instituciones de educación superior 28. Las instituciones de educación formal y no formal 29. Las personas jurídicas que prestan servicio de vigilancia privada 30. Las iglesias y congregaciones religiosas así como sus federaciones y confederaciones 31. Los sindicatos y sus asociaciones 32. Las asociaciones de trabajadores y empleadores 33. Los partidos y movimientos políticos 34. Entidades de naturaleza Cooperativa con actividades en salud, educación y deporte 35. Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar 36. Juntas de Acción Comunal 37. Cuerpos de Bomberos Voluntarios 38. Los Entes Estatales y privados como son las Entidades territoriales 39. Demás personas que sin tener obligación de inscribirse ante las cámaras de comercio, cumplan los presupuestos que señalan los artículos 19 de la ley 863 de 2003 y 50 del decreto 2788 de 2004. Demás personas que sin tener obligación de inscribirse ante las cámaras de comercio, cumplan los presupuestos que señalan los artículos 19 de la ley 863 de 2003 y 50 del decreto 2788 de 2004. IX DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA FORMALIZAR LA INSCRIPCIÓN. 1. En general el trámite se efectúa de manera personal por el interesado presentando el original de su documento de identidad. 2. Cuando el trámite se efectúe a través de apoderado especial se requiere poder debidamente otorgado, con presentación personal y el documento de identificación del apoderado. 3. Cuando se trate de poder general se requiere la presentación de la escritura pública y el documento de identidad del apoderado. 4. Si se trata de persona natural comerciante, el documento de identificación y certificado de Cámara de Comercio vigente. 5. Si el trámite se hace a través de terceros se requiere solicitud con autenticación de la firma de quien está obligado legalmente a la inscripción, la presentación del documento de identidad del autorizado, la fotocopia del documento de identidad del obligado y el certificado de existencia y representación legal cuando sea del caso. 6. En especial, de acuerdo a la calidad del inscrito los requisitos serán los siguientes: - Personas Naturales con Identificación Nacional. 1. Menores de Edad. - Documento de identificación - Documento de identidad del representante legal - En los casos en que la representación sea de persona diferente a los padres del menor se requerirá el documento que asigne esa representación. - Mayores de Edad. - Documento de identificación, cuando se trate de comerciantes estos deben adicionar el certificado de Cámara de Comercio 2. - Documento de identificación, cuando se trate de comerciantes estos deben adicionar el certificado de Cámara de Comercio 2. Personas Naturales sin Identificación Nacional 1 . Extranjeros residentes en Colombia - Se requiere la presentación de pasaporte, cédula o tarjeta de extranjería. 2. Extranjeros sin Residencia en Colombia - Con inversión en el país y sin representante legal o apoderado: Se requiere solicitud firmada por el representante legal de la sociedad que recibe la inversión en la que conste el tipo de inversión a realizar en Colombia, la actividad económica a la cual va dirigida la inversión, certificado de existencia y representación legal de la sociedad que recibe la inversión, fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la sociedad que recibe la inversión. - Con inversión en el país y con representante legal o apoderado: Se necesita poder otorgado a un representante legal o apoderado en Colombia, el cual debe estar presentado ante la autoridad diplomática colombiana en el exterior, o país amigo cuando no existiese embajada colombiana en el país de origen; cédula de ciudadanía del apoderado o representante legal; carta del inversionista donde conste el tipo de inversión en Colombia, autenticada por la autoridad diplomática de Colombia en el respectivo país, o país amigo; indicando la actividad económica a la cual va dirigida la inversión. - Estos requisitos aplican tanto cuando se trate de nuevas inversiones como de antiguas. - Estos requisitos aplican tanto cuando se trate de nuevas inversiones como de antiguas. - En el caso de inversión con apoderado en Colombia, si se otorgó un poder general y el representante se mantiene, no será necesario un nuevo poder. 3. Sucesiones ilíquidas Nacionales o Extranjeras: - Documento de identidad de quien deba cumplir la obligación formal como representante de la sucesión. - Documentos que acrediten la calidad en que se actúa, respecto del vínculo e interés con el causante. - Registro de defunción del causante o constancia de la apertura del proceso de sucesión expedida por el juzgado o notaría del conocimiento, donde figure el número de identificación. - Certificado expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, donde conste el número de identificación del causante. - Si el causante en vida no obtuvo documento de identificación, se debe presentar constancia expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil. - En el caso de un causante sin documento de identificación se le asignará un Número de Identificación Tributaria de la serie 700.000.000. 4. Personas Jurídicas. En general todas las personas jurídicas, para la inscripción presentarán copia del documento mediante el cual fueron constituidas con el reconocimiento de la personería jurídica por la entidad que legalmente corresponda y el original del documento de identificación del representante legal. 1 . Entidades o Institutos de derecho público del orden Nacional, Departamental, Municipal y descentralizados incluidas las Empresas Industriales y Comerciales del Estado. Entidades o Institutos de derecho público del orden Nacional, Departamental, Municipal y descentralizados incluidas las Empresas Industriales y Comerciales del Estado. - Fotocopia de la norma legal de creación de la entidad. - Fotocopia del documento que acredite la representación legal. - Fotocopia del documento de identificación representante legal. - Si estas entidades tienen autonomía presupuestal (Ley 179/94), por cada oficina retenedora deben solicitar un NIT, de lo contrario únicamente trabajarán con el NIT de la principal y será ésta la que presente una declaración consolidada de retención. 2. Sociedades de Hecho - Documento privado en el cual conste la constitución de la sociedad, razón social, domicilio, objeto, socios y nombre del representante. - Fotocopia del documento de identificación de los socios. - Certificado de matrícula en el registro mercantil vigente de cada uno de los integrantes de la sociedad de hecho, expedido por la Cámara de Comercio, cuando estos tengan la calidad de comerciantes. - Para efectos del Registro en el “RUT” la identificación de la sociedad de hecho corresponderá al nombre de los socios acompañado de la sigla S. De H. En el evento de indicar un nombre social establecido, este se acompañará de las siglas S. de H. - Para el trámite de inscripción de la sociedad, se sugiere que cada una de las personas que conforman la sociedad esté inscrita previamente en el registro único tributario. - Las sociedades de hecho no están sujetas al registro en Cámaras de Comercio. 3. Cámaras de Comercio. - Fotocopia de la norma legal de creación de la entidad. - Fotocopia de la norma legal de creación de la entidad. - Fotocopia del documento que acredite la representación legal. - Cédula de ciudadanía del representante legal. 4. Consorcios y Uniones Temporales - Presentación del documento privado donde conste la conformación del consorcio o la unión temporal, el que debe contener por lo menos: nombre del consorcio o de la Unión Temporal, domicilio consorcial, representante legal y el objeto del Consorcio. - Certificado de existencia y representación legal vigente de cada una de las sociedades o certificado de registro mercantil para personas naturales que conformen el consorcio o la unión temporal, expedido por la Cámara de Comercio o entidad competente. - Fotocopia del documento de identificación del representante legal del consorcio o Unión Temporal. 5. Fondos de inversión, Fondos mutuos de inversión y Fondos de valores con capital nacional - Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Superintendencia Bancaria vigente. - Fotocopia del documento de identificación del representante legal; - El representante legal debe indicar la actividad económica a la cual va dirigida la inversión. 6. Fondos de inversión de capital extranjero tipo institucional (sociedades extranjeras) sin domicilio en Colombia diferentes a los que tengan sucursales, Fondos institucionales tipo ómnibus - Fotocopia de la resolución de autorización de la inversión, por parte de la Superintendencia de Valores, en la cual debe figurar: tes a los que tengan sucursales, Fondos institucionales tipo ómnibus - Fotocopia de la resolución de autorización de la inversión, por parte de la Superintendencia de Valores, en la cual debe figurar: la razón social del fondo, nombre del administrador en Colombia, que puede ser una sociedad fiduciaria o comisionista de bolsa. - Oficio del administrador en Colombia en el cual relacione las sub-cuentas extranjeras para el caso de los fondos institucionales tipo ómnibus. - Certificado de existencia y representación legal, del administrador del fondo en Colombia, expedido por la Superintendencia Bancaria para fiduciarias o por la Superintendencia de Valores para comisionistas de bolsa vigente. - Fotocopia del documento de identificación del representante legal de la sociedad administradora o comisionista de bolsa. - El representante legal, del administrador del fondo en Colombia debe indicar la actividad económica a la cual va dirigida la inversión. 7. Fondo de inversión de Capital Extranjero tipo Individual (Persona Natural o Jurídica Extranjera) sin domicilio en Colombia - Fotocopia de la carta del inversionista, debidamente autenticada por el cónsul del país respectivo donde conste: el propósito de invertir en Colombia, tipo de inversión, nombre del administrador responsable, - O Certificado de existencia y representación legal del administrador colombiano del fondo, expedido por la Superintendencia Bancaria para fiduciarias o por Superintendencia de Valores para comisionistas de bolsa vigente. - Fotocopia del documento de identificación del representante legal de la sociedad administradora o comisionista de bolsa: - Fotocopia del documento de identificación del representante legal de la sociedad administradora o comisionista de bolsa: - El representante legal de la sociedad administradora o comisionista de bolsa en Colombia debe indicar la actividad económica a la cual va dirigida la inversión. 8. Sociedades Extranjeras sin domicilio en Colombia con inversión y sin representante legal (Inversiones de portafolio) - Copia del registro de la inversión de portafolio en donde .conste: el tipo de fondo de inversión de capital extranjero, monto de la inversión, administrador local y el objeto de la inversión. - Certificado de existencia y representación legal de la sociedad colombiana en la cual se realiza la operación, expedido por la entidad competente y que se encuentre vigente. - Fotocopia del documento de identificación del representante legal o apoderado de la sociedad colombiana que recibe la inversión. - El representante legal de la sociedad en Colombia que recibe la inversión, debe indicar la actividad económica a la cual va dirigida la inversión. 9. Sociedades extranjeras sin domicilio con inversión en Colombia, diferentes a los que tengan sucursales y con representante legal o apoderado - Poder otorgado por el representante legal de la sociedad extranjera autenticado ante el cónsul del país respectivo, o país amigo, que especifique: Tipo de inversión, monto de la inversión, objeto de la misma. - Certificado de existencia y representación legal de la sociedad colombiana por la cual se realiza la operación, expedido por la autoridad competente y que se encuentre vigente. - Certificado de existencia y representación legal de la sociedad colombiana por la cual se realiza la operación, expedido por la autoridad competente y que se encuentre vigente. - Fotocopia del documento de identificación del representante legal de la sociedad colombiana o apoderado; - Cuando se trate de sociedades extranjeras sin domicilio y con inversión en Colombia, su representante legal debe indicar la actividad económica a la cual va dirigida la inversión. - En el caso de inversión con apoderado en Colombia, que requiere la nueva inscripción en el RUT, si se cuenta con poder general y el representante se mantiene, no será necesario otorgar un nuevo poder. Si cuando se efectuó la inversión en Colombia se otorgó un poder especial, y las facultades del mismo no permiten surtir el procedimiento que implica la nueva inscripción en el RUT, será necesario otorgar un nuevo poder con los requerimientos arriba señalados. Tratándose de inversiones antiguas que requieren la nueva inscripción en el RUT, si se mantiene en las condiciones originales, no será necesario aportar la carta de inversión, solamente fotocopia de la carta original. Lo anterior sin perjuicio de las verificaciones que realice la DIAN. 10. 10. Entidades sin ánimo de lucro exceptuadas de registro ante las Cámaras de Comercio - Certificado o resolución de reconocimiento de la personería jurídica o certificado de existencia y representación legal expedido por la Autoridad competente ante la cual la entidad deba tramitar el reconocimiento de su personería jurídica (Alcaldía, Ministerio de Educación, Salud, Secretaria de Educación, etc.) - Fotocopia del documento de identificación del Representante Legal. 11. Comunidades o Juntas de Copropiedad y propiedad horizontal reglamentadas por la Ley 675 de 2001 - Certificación de existencia y representación de la persona jurídica expedida por la alcaldía que corresponda al domicilio de la comunidad o propiedad horizontal - Fotocopia del acta de la asamblea que nombra al administrador. - Fotocopia del documento de identificación del administrador. 12. Iglesias y congregaciones religiosas, así como sus Federaciones y Confederaciones - La acreditación de la existencia y representación, expedida por la autocad eclesiástica (Decreto 1396/97 - iglesia católica). - La acreditación de la existencia y representación para el caso de las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros diferentes de la iglesia católica expedida por el ministerio de gobierno (ley 133/94). - Fotocopia del documento de identificación del representante legal. - Fotocopia del documento de identificación del representante legal. X INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO La inscripción en el nuevo Registro Único Tributario comprende el diligenciamiento del formulario oficial, su presentación ante la administración y formalización de la inscripción. El diligenciamiento del formulario deberá ser realizado por el obligado directamente a través de la página Web de la DIAN en Internet ( www.dian.qov.co ) o en las Administraciones, Cámaras de Comercio debidamente autorizadas y demás puntos habilitados para el efecto. La formalización de la inscripción se re realiza en las Administraciones de la Dirección de Impuestos y/o Aduanas Nacionales, o en las Cámara de Comercio, en las entidades públicas, o privadas, autorizadas para el efecto, ante un servidor facultado, quien revisa y valida la información contenida en el formulario y procede a imprimir y firmar el certificado de inscripción. La inscripción podrá ser realizada de manera: - Asistida - Domiciliaria - De oficio XI PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN. Permite cumplir con el deber de registrarse como responsable de obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias ante la . 1. Generalidades. 1. 1. El cliente ingresa al portal de la DIAN www.dian.qov.co a la opción Nuevo Registro Único Tributario, selecciona “inscripción”, diligencia el formulario de acuerdo con las instrucciones dadas en el tutorial, la guía, manual de usuario y procedimientos establecidos, ubicados en el portal en la opción ayuda. 2. Una vez registrada la información de la primera hoja, podrá seleccionar la opción guardar y aparecerá el número del formulario, el cual debe ser tenido en cuenta junto con el número del teléfono indicando en la casilla 44, para poder ingresar nuevamente si se guardó temporalmente en caso de suspender el diligenciamiento del mismo. 3. Cuando se haya realizado la acción de “guarde temporal” y se desee continuar incluyendo la información, ingresa nuevamente digitando el número del formulario y el número telefónico registrado en la casilla 44. 4. Incluida la información, selecciona la opción enviar, se genera el formulario con la leyenda transversal “EN TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA ASISTIR” en la primera hoja, en este momento se debe proceder a imprimir y guardar si lo desea. Si generado el formulario diligenciado el cliente cierra el archivo sin haber realizado la impresión, este no se podrá ver nuevamente, a menos que se haya guardado en medio magnético. Si el formulario no fue impreso por el interesado, ni se guardó en medio magnético, pero recuerda su número, debe acercarse a la administración o puntos de atención previstos para ser asistido. 5. 5. Impreso el formulario con la leyenda “EN TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA ASISTIR”, se debe proceder a formalizar que es el procedimiento para legitimar el contenido de la información suministrada a través del formulario del nuevo Registro Único Tributario y establecer la identidad del interesado. 6. Cuando el formulario contenga la leyenda “EN TRAMITE”, el proceso de formalización se surte a través de las Administraciones de Impuestos y/o Aduanas Nacionales o puntos habilitados. 7. Cuando el formulario contenga la leyenda “EN TRAMITE PARA ASISTIR”, el proceso de formalización se realiza a través de las Administraciones de Impuestos y/o Aduanas Nacionales o puntos habilitados. 8. Cuando se presente un cliente a solicitar inscripción y exhiba certificado de Cámara de Comercio sin NIT, por ningún motivo el funcionario que atiende debe registrarlo hasta tanto dicha entidad le asigne el respectivo NIT. 2. Medios para formalizar la inscripción. 1. Por correo certificado: el formulario impreso, firmado, debe ser enviado a la Administración de Impuestos o de Impuestos y Aduanas de su jurisdicción, adjuntando fotocopia del documento de identificación; se sugiere por seguridad del cliente que el formulario tenga firma autenticada o nota de presentación personal ante Juez o Notario. 2. 2. Ante la Administración de Impuestos y/o Aduanas de su jurisdicción, o los puntos de atención habilitados, presentando la impresión de la primera hoja del formulario, con los documentos requeridos de acuerdo a la calidad, para formalizar la inscripción. 3. Formas de inscripción. 3.1. Diligenciamiento del formulario, vía Internet directamente por el obligado El cliente ingresa por el portal de la DIAN, selecciona en la parte superior izquierda la opción Nuevo Registro Único Tributario, le aparecerán diferentes opciones dentro de las cuales selecciona inscripción, diligencia el formulario y se genera, el cual podrá salir con las leyendas que se describen a continuación. 3.1.1. Formulario con leyenda “EN TRAMITE”. Se presenta si la información registrada no tiene inconsistencias, generado el formulario, aparece en la primera hoja, la leyenda “EN TRAMITE”. 3.1.2. Formulario con leyenda en “TRAMITE PARA ASISTIR”. Cuando la información incluida presente inconsistencias aparecerá en la primera hoja, la leyenda “EN TRAMITE PARA ASISTIR”, es decir que efectuadas las validaciones presentan inconsistencias y requieren ser subsanadas o aclaradas por el obligado. 3.2. Inscripción asistida. Es el trámite que permite al interesado directamente, por medio de apoderado o tercero, realizar el proceso de inscripción y formalización, a través de un servidor de la contribución, se realiza solo ante las administraciones de impuestos o de impuestos y aduanas. 3.3. Inscripción domiciliaria. Inscripción domiciliaria. Es el servicio que ofrece la DIAN a los Grandes Contribuyentes para realizar la inscripción en el “RUT” en las instalaciones de los Grandes Contribuyentes que por Resolución hayan sido designados como tales. El procedimiento es el siguiente: Una vez solicitada a la DIAN visita domiciliaria con cita previa o la programe la Administración, la DIAN comisionará a un servidor de la contribución para inscribir a los Grandes Contribuyentes. El funcionario asiste la inscripción, una vez culmina la incorporación de la información del Gran Contribuyente, envía la información. Para continuar con la etapa de formalización de la inscripción puede optar por las siguientes alternativas: - Comunicarse con un funcionario de RUT de la Administración para que éste proceda a formalizar, indicándole el número del formulario quién remitirá el Certificado a la empresa vía correo electrónico; una vez impreso el certificado, firman las partes, tanto el funcionario como el contribuyente. - Trasladarse a la Administración para culminar el proceso de inscripción con la formalización haciendo llegar el Certificado de inscripción RUT al Gran contribuyente. El funcionario requiere: 1. El cliente visitado debe poner a disposición del servidor de la contribución el espacio necesario, un computador con la tecnología requerida y conectado a Internet y la documentación indispensable, que sirva de soporte para la inscripción y formalización en cada uno de los casos. 2. 2. El servidor de la contribución designado sostendrá entrevista con el representante legal o con la persona que éste designe, informándole sobre el proceso de inscripción y formalización. 3. El servidor de la contribución prestará el servicio de diligenciamiento del formulario, para lo cual debe ingresar al Portal de la DIAN al Registro Único Tributario opción “inscripción” y captura la información suministrada por el cliente. 4. El servidor de la contribución resolverá en lo posible todas las inconsistencias que se presenten con motivo del diligenciamiento del formulario del Registro Único Tributario, las que no pueda resolver las trasladará a la Mesa de Ayuda Local. Si el gran contribuyente no cuenta con la tecnología requerida, la Administración debe tener a disposición formularios en papel, que deben estar bajo custodia y responsabilidad del Administrador de Impuestos Nacionales, de Aduanas Nacionales o de Impuestos y Aduanas Nacionales, estar numerados y se debe llevar registro y control de los mismos, tanto de los que no se han utilizado como de los que fueron diligenciados, en la visita al Gran Contribuyente, el funcionario diligencia físicamente el formulario, según soportes, solicita al contribuyente firme el formulario para proceder a incorporar la información en la Administración, genera el certificado y se lo hace llegar firmado por el funcionario. 3.4. Personas naturales discapacitadas. Personas naturales discapacitadas. La DIAN podrá comisionar un servidor de la contribución para inscribir y formalizar a las personas discapacitadas con obligación de inscribirse en el Registro Único Tributario que hayan solicitado la visita para ser asistidas en su domicilio o casa de habitación. 3.5. Inscripción automática. La inscripción directa por parte de la , solo opera, por ministerio de la ley, en el caso de las personas naturales inscritas en el Régimen Simplificado del Impuesto a las Ventas y no declarantes del impuesto de Renta la información existente en el registro del “RUT” histórico acerca de estas personas se llevará a un archivo, para ser validado cuando el cliente e acerque a actualizar algún dato ante la DIAN o los lugares habilitados e incorporado en el nuevo registro “RUT”. 3.6. Inscripción de situaciones especiales. 1. Se procederá en caso de emergencia por problemas de red, cortes de luz y demás situaciones imprevistas que se presenten en las administraciones, que impidan diligenciar por medio electrónico el formulario de inscripción del “RUT”, la Administración debe tener a disposición formularios en papel, que deben estar bajo custodia y responsabilidad del Administrador de Impuestos Nacionales, de Aduanas Nacionales o de Impuestos y Aduanas Nacionales, estar numerados y se debe llevar registro y control de los mismos, tanto de los que no se han utilizado como de los que fueron diligenciados. 2. 2. Excepcionalmente y ante la ocurrencia de un hecho de fuerza mayor o caso fortuito y frente a la necesidad urgente de la inscripción y posterior formalización en forma inmediata para la presentación de declaraciones TAC (Tributarias, Aduaneras y cambiarias), el servidor de la contribución solicita colaboración a la Mesa de Ayuda Central, proporcionando los datos del cliente. - La Mesa de Ayuda Central, procede a la inscripción y formalización, dando al servidor de la contribución solicitante el número de NIT que el sistema asignó. - Será responsabilidad del funcionario que suministra los datos a la mesa de ayuda central la autenticación de la identificación de quien solicita la inscripción. - En el formulario en papel el servidor de la contribución incluye en la casilla 5 el número del NIT junto con los demás datos suministrados por el cliente, una vez firmado por el interesado y el servidor de la contribución, se coloca un sello con la leyenda “CERTIFICADO PROVISIONAL”, dándosele al cliente la primera hoja únicamente. - Igualmente firman la planilla de control de casos de contingencia, quedando ésta bajo la responsabilidad del Administrador de Impuestos Nacionales, de Aduanas Nacionales o de Impuestos y Aduanas Nacionales, según el caso. - El formulario con marca “CERTIFICADO PROVISIONAL”, será habilitado para la presentación de declaraciones en Bancos y demás situaciones que exijan su comprobación. - El formulario con marca “CERTIFICADO PROVISIONAL”, será habilitado para la presentación de declaraciones en Bancos y demás situaciones que exijan su comprobación. - Una vez sea restablecida la situación y se tenga acceso a la página Web de la DIAN, el servidor de la contribución activa la opción consulta, digita el NIT el sistema muestra copia del formulario e imprime. - Luego procede a comunicarse telefónicamente con el cliente para informarle que puede acercarse a la entidad o a los sitios habilitados para firmar el documento RUT, para lo cual debe devolver el certificado provisional expedido en forma manual. - Efectuado lo anterior procede a descargar el respectivo caso de la planilla de control de casos de contingencia. 4. Inscripción de obligados residentes en el exterior. 1. Las personas naturales que se encuentren radicadas en el exterior, deben diligenciar el formulario por Internet, una vez obtenido este con la leyenda “EN TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA ASISTIR” debe remitirlo electrónicamente a la utilizando la opción que ofrece el sistema; generando el formulario debe imprimirlo, firmar y llevar al consulado el día que sea citado. 2. Adicionalmente debe enviar un correo electrónico al buzón OrientaciónRut@dian.gov.co , señalando en Asunto: Inscripción de obligado residente en el exterior”, informando que ha realizado la solicitud de inscripción, indicando el número de formulario que arroja el sistema al guardar temporalmente y el número de teléfono que indicó en la casilla 44. 3. 3. Recepcionada la solicitud, se dará traslado de inmediato por el mismo medio al Despacho de la Administración de Personas Naturales de Bogotá, para surtir el trámite de inscripción. 4. El funcionario facultado por la DIAN procede a analizar la información, si viene con la leyenda “EN TRAMITE “genera el “CERTIFICADO”. 5. Por el contrario, si el formulario se remite a la DIAN con la leyenda “EN TRAMITE PARA ASISTIR”, se subsanan las inconsistencias vía correo electrónico con el interesado, las cuales unas vez corregidas permiten generar el formulario con la leyenda “CERTIFICADO”. 6. Generado el “CERTIFICADO”, éste debe ser enviado por el Despacho del Administrador de las Personas Naturales al Consulado, por correo electrónico, en archivo adjunto para ser impreso. La Administración informará a la dirección electrónica señalada por el interesado, que debe acercarse al Consulado informado, para culminar el trámite de la inscripción. 7. El funcionario encargado en el Consulado tan pronto como se presenta el interesado procede a solicitar el documento de identificación y confronta los datos de este con los contenidos en el formulario. Si coinciden entrega el formulario con la leyenda “CERTIFICADO” en dos (2) copias para la firma del contribuyente o usuario, para la validez del mismo, bastará con el nombre y cargo del funcionario que formalizó, entrega una copia al interesado y la otra la remitirá por correo certificado a la Administración de Personas Naturales de Bogotá D. mismo, bastará con el nombre y cargo del funcionario que formalizó, entrega una copia al interesado y la otra la remitirá por correo certificado a la Administración de Personas Naturales de Bogotá D. C., Calle 75 No15-43/49 quien a su vez remitirá a la Administración que le corresponda de acuerdo con la jurisdicción asignada en Colombia. 8. El mismo procedimiento se debe agotar cuando se trate de actualización o cancelación del RUT. 3.8. Inscripción y formalización asistida. Gestión que permite al cliente surtir en un solo momento tanto el proceso de inscripción como el de formalización de forma asistida por un funcionario facultado, quien debe realizar las verificaciones de identificación conforme al procedimiento anteriormente descrito. Surtidas las verificaciones del caso, el funcionario ingresa al portal de la DIAN, selecciona la opción registro único tributario, digita el usuario y contraseña asignados ubicados en la parte inferior izquierda, pulsa el botón iniciar salen las diferentes opciones, selecciona inscribir, procede a registrar la información, envía, genera el formulario, que podrá salir con la leyenda “EN TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA ASISTIR”, muestra al interesado para su aceptación, realiza el trámite de formalización automática o asistida que se describe a continuación. Se podrá realizar directamente, por apoderado general o especial, o por tercero, efectuando las verificaciones del caso. Se podrá realizar directamente, por apoderado general o especial, o por tercero, efectuando las verificaciones del caso. Cuando el tercero se presente con autorización autenticada, el servidor de la contribución debe surtir la inscripción y formalización, generado el “CERTIFICADO”, entregará copia al autorizado firmada únicamente por el funcionario y a la copia que reposa en la DIAN se anexa la mencionada autorización. En caso que el tercero se presente con autorización para surtir el trámite de inscripción, únicamente el servidor de la contribución diligencia el formulario con la información suministrada por el autorizado, genera el formulario con la leyenda “EN TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA ASISTIR”, hace entrega al tercero, para que revisado el contenido por el interesado lo firme y lo retorne en un plazo no mayor a cuarenta y ocho (48) horas. En todo caso antes de realizar la inscripción, debe consultar obligatoriamente el RUT histórico con el fin de establecer si el cliente ya se encuentra inscrito sea en la misma administración u otra, también la validación del nombre, identificación, responsabilidades tributarias y régimen de ventas al cual pertenece. Si detecta que un mismo NIT presenta diferentes nombres reporte a la Mesa de Ayuda Central por medio del correo “Orientación Rut” y especificando en el campo de asunto “NIT con uno o más nombres”. XII PROCEDIMIENTO PARA FORMALIZACIÓN. XII PROCEDIMIENTO PARA FORMALIZACIÓN. Procedimiento realizado por la Administración para legitimar el contenido de la información suministrada a través del formulario del nuevo Registro Único Tributario y establecer la identidad del interesado, una vez estudiada y validada la información. 1. Generalidades. 1. La formalización del Registro Único Tributario “RUT” se realizará en las dependencias de la DIAN, Cámara de Comercio autorizadas y puntos de atención habilitados. 2. Para acceder a esta opción deberá ingresar a la página Web, seleccionar la opción Nuevo Registro Tributario RUT, escribir el usuario y la contraseña asignada, pulsar el botón iniciar y el sistema le despliega opciones dentro de las cuales se encuentra formalizar. 3. El proceso de formalización de la inscripción en el “RUT” se realiza mediante la firma de la primera hoja del formulario donde aparece la leyenda “CERTIFICADO” por parte del funcionario facultado y del cliente, se requiere previamente haber adelantado el procedimiento de inscripción establecido. 4. Cuando el cliente no pueda acudir personalmente a formalizar, puede hacerlo mediante apoderado, quien debe exhibir el documento de identificación y copia del poder debidamente otorgado. 5. El poder debe estar dirigido a la DIAN y tener presentación personal de quien lo confiere y lo acepta, ya sea en Notaria, Oficina Judicial o Juzgado; el servidor de la contribución verifica que el poderdante y apoderado estén debidamente identificados. 6. 6. Si es por interpuesta persona (tercero), el escrito que autoriza o la firma del cliente en el formulario “EN TRAMITE” o “EN TRAMITE PARA ASISTIR” debe venir autenticada y/o registrada ante Notario Público. El servidor de la contribución encargado de la formalización verificará que toda la información sea correcta y exigirá la autorización e identificación del tercero que adelanta el trámite. 7. Cuando se trate de persona jurídica, el servidor de la contribución realiza la verificación de la cédula del representante legal, confrontándola contra los datos que aparecen en el certificado de Cámara de Comercio el cual debe contener información vigente. 8. A excepción de la presentación personal, en los demás eventos descritos y una vez realizadas las verificaciones del caso, el funcionario debidamente facultado, adjuntará a la copia del “CERTIFICADO” de inscripción que reposará en la entidad, los documentos soportes como constancia de trámite. 2. Clases de formalización. 2.1. Automática en la DIAN o puntos habilitados. Se selecciona esta opción cuando el interesado se presenta en la DIAN o puntos habilitados con el formulario impreso que contenga la leyenda “EN TRAMITE”. Se selecciona esta opción cuando el interesado se presenta en la DIAN o puntos habilitados con el formulario impreso que contenga la leyenda “EN TRAMITE”. El funcionario facultado ubica el cursor en el campo número de formulario, con el lector óptico lee el código de barras que se encuentra en la parte superior derecha del formulario, después se ubica en el campo contenido y procede a leer la nube de puntos ubicada en el margen superior izquierdo del formulario, trayendo la información de los campos diligenciados en éste; si por alguna razón no puede leerse la nube de puntos de la primera hoja, puede hacerse en cualquiera de las hojas que se aporten. El sistema compara la información capturada del formulario con la que reposa en éste, si es consistente una vez analizada y validada la información, genera el “CERTIFICADO” pulsando el botón ubicado en la parte inferior derecha, imprime dos (2) copias, firma el funcionario y el interesado, lo cierra y aparece una ventana denominada formalización en la cual se pregunta si el formulario ha sido firmado y aceptado por el contribuyente mostrando en la parte inferior central dos botones el de la izquierda con SI y el de la derecha con NO. Para que la inscripción quede formalizada es decir que ingreso el registro al sistema, se debe pulsar siempre el botón de SI; únicamente se debe pulsar el botón de NO cuando el contribuyente se niega a firmar el certificado y la información no ingresa al sistema. el registro al sistema, se debe pulsar siempre el botón de SI; únicamente se debe pulsar el botón de NO cuando el contribuyente se niega a firmar el certificado y la información no ingresa al sistema. En el evento que se pulse el botón NO por una circunstancia diferente a la señalada, para poder formalizar la inscripción se requiere la confirmación del jefe de División o el funcionario que tenga el rol de formalizado en el nivel 2, quien una vez detecta los formularios que no fueron formalizados por bloqueo del funcionario (por la opción mis formularios) debe revisar físicamente los soportes correspondientes, para dar el si cuando efectivamente verifica que el certificado fue firmado por el cliente o mantener el no para anular el número de formulario. 2.2. Asistida. Se selecciona esta opción cuando el interesado se presenta en la DIAN o puntos habilitados con el formulario impreso que contenga la leyenda “EN TRAMITE PARA ASISTIR”. El funcionario facultado ubica el cursor en el campo número de formulario que ha generado el sistema cuando pulso la opción guardar, digita el número de este, oprime el botón ubicado en el extremo de la parte inferir derecha, sale un cuadro con las inconsistencias generadas; para verificar los datos que generan las marcas trae el formulario pulsando el botón buscar que se encuentra al la derecho del número del formulario, en la medida en que se revisan y confrontan los datos. verificar los datos que generan las marcas trae el formulario pulsando el botón buscar que se encuentra al la derecho del número del formulario, en la medida en que se revisan y confrontan los datos. Si se comprueba que estos son iguales a los contenidos en los documentos soporte no levanta la marca, pero si es diferente entra al formulario cambia el dato y levanta la marca, ubicándose en el recuadro que se encuentra al lado derecho de cada una de estas, hace click y el recuadro quedará en blanco. Si el error detectado no esta contemplado, para solución inmediata, se traslada al Coordinador de la Mesa de Ayuda Local quien se encargará del asunto. Si persiste el error o inconsistencia el coordinador local eleva la consulta a la Mesa de Ayuda Nacional para que se resuelva en el menor tiempo posible, en este caso se explicará al cliente las razones por las cuales no se formaliza la inscripción, indicándole que tan pronto se tenga la solución se le comunicará vía telefónica el día y la hora en que puede acercarse a finalizar el proceso. s razones por las cuales no se formaliza la inscripción, indicándole que tan pronto se tenga la solución se le comunicará vía telefónica el día y la hora en que puede acercarse a finalizar el proceso. Si como consecuencia del levantamiento de la marca realiza alguna modificación de la información procede a guardar, generando el formulario con la leyenda “EN TRAMITE”, lo muestra al interesado si esta de acuerdo lo cierra pulsa el botón inferior derecho interior, genera el CERTIFICADO, imprime dos (2) copias, firma el funcionario y el interesado, lo cie