Consulta (misional) C-112-2026 de 2026 — Notificación por medios electrónicos

CONSULTA-Notificación por medios electrónicos NOTIFICACION-Personal, por estado electrónico, en estrados, por edicto y por conducta concluyente, la personal es la que mejor garantiza el derecho de defensa NOTIFICACION ELECTRÓNICA-Es válida si cumple estos requisitos, investigado o su defensor aceptan previamente y por escrito ese medio, no solicitan otra forma de notificación durante el proceso, queda constancia del envío y recepción del mensaje electrónico NOTIFICACION POR CONDUCTA CONCLUYENTE-Si la notificación personal es inexistente o defectuosa, puede entenderse surtida si se dan los eventos del artículo 128 del CGD CONSULTA-Competencia para decretar nulidad en etapa de juzgamiento NULIDAD PROCESAL-Falta de comunicación de la apertura, notificación defectuosa del pliego de cargos, vulneración de los principios de defensa, contradicción y publicidad NULIDAD PROCESAL-Si declara la nulidad, debe indicar el principio afectado, cómo se manifiesta la necesidad de la medida y por qué no hay otra alternativa. La nulidad se declara desde el momento en que ocurrió la vulneración CONSULTA-Autoridad competente para notificar el pliego de cargos DEBIDO PROCESO DISCIPLINARIO-No hay división infranqueable entre instrucción y juzgamiento; el proceso es uno solo y el juzgador no está atado a las decisiones del instructor Bogotá, D. C., 22/01/2026 C-112 – 2025 SALIDA 22/01/2026 Doctor Andrés Felipe Amorocho Guerrero Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario Universidad del Quindío Carrera 15 con calle 12 norte Armenia (Quindío) controldisciplinario@uniquindio.edu.co contactenos@uniquindio.edu.co Ref.: Respuesta consulta rad. E-2025-534418 del 14/10/2025 (C-2025-4175562) Respetado doctor: Respuesta consulta rad. E-2025-534418 del 14/10/2025 (C-2025-4175562) Respetado doctor: En atención a la consulta de la referencia, mediante la cual se solicita la emisión de un concepto jurídico en torno a i) la notificación por medios electrónicos, en particular, la necesidad de autorizarla cada vez que se emita una decisión que deba ser notificada personalmente; ii) la competencia para decretar la nulidad en la etapa de juzgamiento, especialmente, la viabilidad de declararla de oficio con el argumento de que debió existir autorización expresa para cada decisión que se le notificara por correo electrónico, la posibilidad del juzgador de revisar la actuación del instructor y decretar la nulidad de las pruebas practicadas; y iii) la autoridad competente para notificar el pliego de cargo, me permito manifestarle lo siguiente: Debe resaltarse que, en cumplimiento de la función que le ha sido asignada a esta oficina en el artículo 9.°, numeral 3.° del Decreto Ley 262 de 2000, modificado por el artículo 4.° del Decreto Ley 1851 de 2021, se suministrarán elementos de juicio generales que sirvan para ilustrar el tema consultado, que puedan predicarse de cualquier asunto en circunstancias similares, sin que ello se entienda como resolución de un caso particular y concreto. Pues bien, frente al punto i), se transcribe, in extenso, el concepto C-55 – 2025: Pues bien, frente al punto i), se transcribe, in extenso, el concepto C-55 – 2025: [C]abe iniciar por señalar que uno de los elementos esenciales del debido proceso es el principio de publicidad —reconocido también como fundamento de la función administrativa—, el cual consiste en «dar a conocer, a través de publicaciones, comunicaciones o notificaciones, las actuaciones judiciales y administrativas a toda la comunidad, como garantía de transparencia y participación ciudadana, así como a las partes y terceros interesados en un determinado proceso para garantizar sus derechos de contradicción y defensa, a excepción de los casos en los cuales la ley lo prohíba por tratarse de actos sometidos a reserva legal». Es decir, uno de los mecanismos en que se concreta este principio es la notificación, que ha sido considerada como un acto de comunicación procesal que garantiza el «derecho a ser informado de las actuaciones judiciales o administrativas que conduzcan a la creación, modificación o extinción de una situación jurídica o a la imposición de una sanción»; y en virtud de la facultad que le otorga la cláusula general de competencia, el legislador puede definir, entre otros aspectos, los mecanismos de publicidad de las actuaciones que mejor se adecuen a las características particulares de los diferentes tipos de procesos. Al descender a la materia disciplinaria, se observa que fueron dispuestas cinco formas de notificación de las decisiones: personal, por estado electrónico, en estrados, por edicto y por conducta concluyente. La primera de ellas es considerada como la modalidad que garantiza de mejor manera el derecho de defensa y de contradicción de los sujetos interesados en un proceso, al otorgarles un mayor grado de conocimiento y convocatoria directa a la actuación. A través de este medio principal se notifican los autos de apertura de investigación disciplinaria, el de vinculación, el pliego de cargos y su variación; y los fallos de instancia. A través de este medio principal se notifican los autos de apertura de investigación disciplinaria, el de vinculación, el pliego de cargos y su variación; y los fallos de instancia. Y en particular, sobre la notificación por medios electrónicos, se dijo en el concepto C-7 – 2023: A la luz de la eficacia —pero también de la transparencia, la publicidad, la economía y la celeridad—, las altas cortes han considerado que la potestad de configuración legislativa le permite al Congreso acudir al diseño del sistema de notificación de las decisiones de manera compatible con los medios tecnológicos que estime más convenientes para cumplir los fines procesales; por ende, la notificación electrónica resulta ser un medio adecuado, idóneo y eficaz siempre que consulte la teleología que anima a las notificaciones como actos de comunicación procesal, cual es permitirles a los interesados el conocimiento oportuno de las decisiones con miras al ejercicio de sus derechos de defensa y contradicción. Al respecto, cabe traer a colación que el motivo por el que se incorporó en el cdu la notificación a través de los medios electrónicos de las decisiones que deban notificarse personalmente, fue plasmada de manera sucinta, en la ponencia para primer debate al proyecto de ley 19 de 2000, por la cual se expide el Código Disciplinario Único, veamos: «[r]esulta verdaderamente innovador y acorde con los avances tecnológicos que el nuevo milenio ofrece el reconocimiento que el proyecto de la Procuraduría hace de la importancia de recursos como el fax y el internet, tanto para los actos de impulso procesal como para las notificaciones». Entonces, según lo dispuesto en los artículos 100 al 102 del cdu [léase ahora artículos 120 a 122 del cdg], para que la notificación personal, en su modalidad de notificación por medio de comunicación electrónicos, cumpla con su finalidad, es necesario que reúna los siguientes requisitos de validez: 1. Que el investigado o su defensor previamente y por escrito hayan aceptado este medio de notificación, de forma tal que no exista duda de su aquiescencia; 2. Que durante el desarrollo del proceso no haya solicitado otra forma de notificación, y 3. Que quede constancia del envío y recepción del correspondiente mensaje electrónico. Sobre el particular, el Consejo de Estado señaló que «la notificación electrónica procede para toda clase de actos que expida la administración siempre que se cumplan todos los requisitos que exige la ley para este tipo de notificación […]. De no atenderse todos los requisitos legales no puede la administración notificar sus actos a través de este medio, por lo cual debe notificarse por el medio que prevé la ley según el acto de que se trate». De manera que se considera viable hacer extensiva la notificación por medios de comunicación electrónicos a otras decisiones diferentes a las que deban notificarse personalmente, siempre y cuando se dé cumplimiento a los requisitos de validez antes mencionados. De manera que se considera viable hacer extensiva la notificación por medios de comunicación electrónicos a otras decisiones diferentes a las que deban notificarse personalmente, siempre y cuando se dé cumplimiento a los requisitos de validez antes mencionados. No obstante, de la lectura del artículo 128 del cgd, que regula la notificación por conducta concluyente, se colige que ante una notificación personal inexistente o defectuosa, es factible que se entienda surtida la notificación de las respectivas decisiones disciplinarias, como el pliego de cargos, si ocurren los eventos allí aludidos, toda vez que lo relevante es que «no se pierda de vista el fin del procedimiento de notificación, que consiste en comunicar al interesado, las actuaciones […] administrativas que puedan afectarle».   En cuanto al punto ii), la competencia para decretar la nulidad en la etapa de juzgamiento, especialmente, la viabilidad de declararla de oficio con el argumento de que debió existir autorización expresa para cada decisión que se le notificara por correo electrónico, la posibilidad del juzgador de revisar la actuación del instructor y decretar la nulidad de las pruebas practicadas, se pone de presente que, en términos generales, su declaratoria solo resulta viable cuando lo que la motiva trasciende a la existencia de un vicio irremediable —es decir, frente al cual no existe remedio procesal diferente—. Sobre el asunto, el Consejo de Estado se pronunció así: Sobre el asunto, el Consejo de Estado se pronunció así: [S]í se generaría una nulidad desde el punto de vista formal, si no se comunica la apertura de la investigación disciplinaria, [no] se notifica en debida forma el pliego de cargos y las demás decisiones que tome la entidad; en general, si no se respetan los derechos del investigado, es decir, si no se protegen los principios de defensa, contradicción y publicidad. La Corte Constitucional los concretó así y coincide en que su desconocimiento produce una nulidad: // [L]a comunicación formal de la apertura del proceso disciplinario a la persona a quien se imputan las conductas posibles de sanción; la formulación de los cargos imputados, que puede ser verbal o escrita, siempre y cuando en ella consten de manera clara y precisa las conductas, las faltas disciplinarias a que esas conductas dan lugar y la calificación provisional de las conductas como faltas disciplinarias; el traslado al imputado de todas y cada una de las pruebas que fundamentan los cargos formulados; la indicación de un término durante el cual el acusado pueda formular sus descargos, controvertir las pruebas en su contra y allegar las que considere necesarias para sustentar sus descargos; el pronunciamiento definitivo de las autoridades competentes mediante un acto motivado y congruente; la imposición de una sanción proporcional a los hechos que la motivaron; y la posibilidad de que el encartado pueda controvertir, mediante los recursos pertinentes, todas y cada una de las decisiones. Al respecto, en el concepto C-69 – 2023 se dijo lo siguiente: y la posibilidad de que el encartado pueda controvertir, mediante los recursos pertinentes, todas y cada una de las decisiones. Al respecto, en el concepto C-69 – 2023 se dijo lo siguiente: En estos casos, el funcionario de conocimiento, en aras de justificar su decisión, debe indicar el (los) principio(s) que orienta(n) su declaratoria; la forma en que se manifiesta la necesidad de adoptar dicha medida extrema, según lo alegado por las partes o verificado en el expediente; el motivo por el cual se estima que no existe un remedio procesal o alternativa distinta. Y, en consecuencia, declarará la nulidad de lo actuado a partir del momento procesal en el que ocurrió la vulneración. Ahora bien, en el escenario de la variación de los cargos, se precisa que, en un primer momento, la potestad para hacerlo recaerá en el funcionario instructor, tan pronto como reciba el expediente con el auto en el que el juzgador le advierta sobre el error detectado en la calificación jurídica provisional de la conducta disciplinable. También se encuentra facultado para intervenir en este proceso el funcionario de juzgamiento: 1.- Cuando el instructor no acceda a modificarlos, caso en el cual podrá nulitarlos y efectuar el respectivo cambio (en un segundo momento); y 2.- Directamente, ante el surgimiento de prueba en la etapa del juicio. Este mecanismo jurídico de variación de la decisión de cargos, con el que ha sido dotado el juzgador, contribuye a la búsqueda de la verdad, con miras a la genuina realización de la justicia material; a la efectividad del derecho de defensa del investigado, al asegurar que va a ser juzgado conforme a esta verdad real y no sobre el supuesto de un error en la calificación de su conducta; a velar por el cumplimiento del principio de congruencia, y el de economía procesal, pues se garantizará una etapa libre de vicios, que incidirá en la validez del juicio. a velar por el cumplimiento del principio de congruencia, y el de economía procesal, pues se garantizará una etapa libre de vicios, que incidirá en la validez del juicio. Sobre el particular, la Corte Constitucional indicó que «no existe una división infranqueable entre la fase de instrucción y la etapa de juzgamiento. El proceso [disciplinario] es uno solo, conformado por diferentes etapas no excluyentes entre sí, sino, por el contrario, complementarias, pues lo que se busca es la consecución de la verdad, tanto en la etapa de investigación que adelanta el [instructor], como a lo largo de la etapa de juzgamiento, en aras de hacer efectivo el principio de justicia material. En consecuencia, no se puede pretender que el [juzgador] quede atado a las decisiones del [instructor], máxime teniendo en cuenta que en él radica la decisión final del proceso». Por último, del punto iii), la autoridad competente para notificar el pliego de cargo, se trae a colación el concepto C-131 – 2023, que inicia citando apartes del concepto C-70 – 2022: [L]a evaluación de la investigación disciplinaria se materializa bien a través de un auto de terminación del proceso y archivo definitivo, o de formulación de pliego de cargos. Respecto de esta última, el funcionario instructor emite una decisión motivada que deberá notificarse personalmente y, de manera subsidiaria, se hará por edicto. Una vez se surtan las notificaciones que se deriven de esta decisión de formulación de cargos, el expediente será remitido al funcionario de juzgamiento que le corresponda conocerlo, quien proferirá un auto de sustanciación motivado, en el cual fijará si el juicio se llevará a cabo por el procedimiento ordinario o por el verbal. En este último caso, dicho auto también contendrá la fecha y hora para la celebración de la audiencia de descargos y pruebas. En este último caso, dicho auto también contendrá la fecha y hora para la celebración de la audiencia de descargos y pruebas. Así las cosas, en la medida en que el expediente solo se remitirá al funcionario de juzgamiento correspondiente, una vez se cumplan las notificaciones previstas en el artículo 225 del cgd, le compete al instructor del proceso —en el evento en que proceda— designar defensor público o estudiante de consultorio jurídico de universidad legalmente reconocida, para surtir la notificación personal. Y como la notificación por edicto es supletiva —no puede sobreponerse a la personal—, el artículo 225 del cgd ha de entenderse en concordancia con el 127 ibidem, e interpretarse en el sentido de que cuando no se logre la notificación personal (procesado, apoderado o defensor público) se notificará por edicto. Surtido este trámite, se remitirá el expediente al funcionario de juzgamiento para lo pertinente. Ahora, en el concepto C-5 – 2023, sobre el derecho a la defensa en la etapa del juicio, se indicó lo siguiente: [S]egún los artículos 15, 112, 113 y 228 del cgd, el disciplinado es un sujeto procesal que está facultado para ejercer directamente sus derechos (tanto procesales como sustanciales), en especial, el de afrontar la actuación disciplinaria asumiendo su propia defensa (defensa material) o el de designar apoderado (defensa técnica). Sin embargo, existen tres eventos en donde es obligatorio que a dicho sujeto procesal se le designe un defensor público o estudiante de consultorio jurídico de universidad: i) cuando el procesado lo solicite, ii) cuando se juzgue como persona ausente o iii) ante la renuencia del disciplinable y su defensor para asistir, sin justificación, a la audiencia en el juicio verbal. i) cuando el procesado lo solicite, ii) cuando se juzgue como persona ausente o iii) ante la renuencia del disciplinable y su defensor para asistir, sin justificación, a la audiencia en el juicio verbal. De manera que cuando el expediente sea remitido al funcionario de juzgamiento correspondiente, y advierta que la notificación del pliego de cargos se efectuó por edicto (ante la imposibilidad de hacerlo personalmente), le corresponderá a esta autoridad disciplinaria proceder a designar un defensor público o estudiante de consultorio jurídico de universidad ante la configuración del segundo de los eventos, es decir, cuando el procesado se juzgue como persona ausente. Resta agregar que la contestación que antecede, expedida a instancia de quien consulta, reviste un carácter meramente ilustrativo o indicativo, en la medida en que no tiene fuerza vinculante, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 28 de la Ley 1437 de 2011 y 39 de la Resolución 330 de 2021. Atentamente, ORIGINAL FIRMADO POR JAVIER CAMILO FERNÁNDEZ VELANDIA Procurador auxiliar para asuntos disciplinarios Proyectó xpgh C-112 – 2025 E-2025-534418 (C-2025-4175562) nombre de la decisión | funcionario que la emite | clase de decisión | forma de notificación / comunicación | recurso que procede Formulación de cargos (arts. 221, 222 y 223 cgd). | Instrucción (arts. 221, 222 y 225 cgd). | Motivada (art. 221 cgd). | Personal (principal) Por edicto (subsidiaria) (arts. 121, 127 y 225 cgd). | No procede recurso alguno (art. 222 cgd). Fijación del juzgamiento a seguir (arts. 225A y 225H cgd). | Juzgamiento (arts. 225, 225A y 225H cgd). | Sustanciación motivada (art. 225A cgd). | Comunicación (art. 129 cgd). | No procede recurso alguno (arts. 225A y 225H cgd).